За изтегляне

ИНСТРУКЦИЯ

ЗА ДЕЛОВОДНАТА ДЕЙНОСТ

В ОБЩИНА ПАВЕЛ БАНЯ

На основание чл.7 и чл.8 от Закона за административно обслужване

на физически и юридически лица.

РАЗДЕЛ І. ОБЩИ ПОЛОЖЕНИЯ

Чл.1. /1/ Тази инструкция урежда организацията и технологията за осъществяване за управление на деловодната дейност и използване на електронната система за регистрация и контрол на документооборота в общинска администрация – Павел баня.

/2/ Основна цел на тази инструкция е осигуряването на унифицирано извършване на деловодните операции и контрола на сроковете, свързани с изпълнението на задачи, произтичащи от външни и вътрешни документи.

/3/ Програмният продукт “АРХИМЕД” /е информационно-управленска система, която/ управлява целия документооборот и приходите от такси и услуги, (плащане на такси и цени на услуги,) преминаващи през деловодството на “Гише за административно обслужване” и го насочва към отговорните изпълнители /ръководство на община Павел баня, директори на дирекции, началници на отдели, и специалисти/ в общинската администрация.

Чл.2. /1/ Предмет на инструкцията са:

1.Съставянето и оформянето на регистрационни картони за входяща и вътрешно-ведомствена документация.

1.1На деловодно регистриране в системата „АРХИМЕД” подлежат следните видове документи:

а/ Документи от тип „служебна кореспонденция”:

  • писмо;

  • доклад;

  • докладна записка;

  • служебна бележка;

  • становище.

б/ Документи по Закона за предложенията, сигналите, жалбите и молбите:

  • жалба;

  • молба;

  • сигнал;

  • предложение;

  • писма по подавани жалби, молби и др.

в/ Документи, подавани по Закона за достъп до обществена информация:

  • заявление – образец за предоставяне на документи.

г/ Други документи:

  • заповед, в т.ч. заповед за командировка;

  • инструкция;

  • споразумение;

  • договор;

  • анекс към договор;

  • приемо-предавателен протокол и др.

1.2. Не подлежат на деловодна регистрация следните документи:

  • периодични печатни издания (в т.ч. вестници, списания, бюлетини и др.);

  • лична кореспонденция;

  • честитки и поздравления;

  • покани за културни, бизнес, спортни и др. прояви;

  • финансово- счетоводни (с изключение на придружаващите ги писма);

статистически документи;

  • призовки по съдебни дела.

  • погрешно доставените, които се връщат неразпечатани на изпращача.

2.Организацията на работата с регистрационните картони, с предложенията, сигналите, жалбите и молбите на гражданите и с преписките на държавни институции, организации, юридически и публични лица.

3.Информационно-деловодната дейност, свързана с контрола по

спазване на сроковете.

4.Отговорностите на служителите във връзка с осъществяване на контролната деловодната дейност.

5.Прилагане на организационно – технически средства и информационни технологии при осъществяване на контролната и деловодната дейност.

/2/ Извън предмета на инструкцията са документите, съдържащи класифицирана информация, финансово-счетоводната и техническата документация (вж.1.2.)

Чл.3. /1/ Информационно-деловодната дейност в общината се осъществява от Гише за административно обслужване на гражданите

1. На партерен етаж са разположени:

  • „Деловодство” – Подаване на заявления отнасящи се за услуги и проблеми, касаещи общинското ръководство и дирекциите „ Финансово счетоводна дейност „ и „ Стопанска политика и управление на собствеността „ и структурните звена в тях.Подаване на жалби, сигнали,предложения, подаване и получаване по Закона за достъп до обществената информация, подаване на документи свързани с извършване на услуги от отдел „ Устройство на територията „.Подаване на заявления за услуги по гражданско състояние и получаване на готовите документи,

  • ЕСГРАОН – Изготвяне на подадените заявления за административни услуги по гражданско състояние и връщането им в деловодството за получаване на готовите документи, приемане на документи за сключване на граждански брак и съставяне на акт за граждански брак. Особени случаи по гражданско състояние / съставяне на акт за раждане, съставяне на акт за смърт, отбелязвания допълнени и поправки в регистрите по гражданско състояние, възстановяване и промяна на име по чл.19а от ЗГР, работа с удостоверения от и за чужбина, заверяване на постоянен адрес и адресна карта.

  • Отдел „ Устройство на територията „ – извършване и получаване на услуги касаещи Териториално селищното устройство, Одобряване на подробен устройствен план, Кадастър / издаване на скици на недвижими имоти, изменение на регулационни планове, попълване на кадастрален план и др./

  • „ Каса „ – внасяне на такси от гражданите за съответните видове услуги по ЗМДТ.

/2/ Информационно-деловодната дейност, свързана с контрола на сроковете се извършва от органите, посочени в чл.21 и чл.22.

Чл.4 /1/ Ръководството и контролът по правилната организация на деловодството, документооборота и общинския архив се осъществява от секретаря на общината.

/2/ Отговорност за нормалното протичане на деловодната дейност носят зам.кмета, директори на дирекции, н-к отдели, и специалисти.

РАЗДЕЛ ІІ. ОСНОВНИ ИЗИСКВАНИЯ КЪМ СЛУЖИТЕЛИТЕ ВЪВ ВРЪЗКА С ДЕЛОВОДНАТА ДЕЙНОСТ

Чл. 5. /1/ Ръководителите и специалистите са длъжни да познават и спазват разпоредбите на тази инструкция.

/2/ Всички документи и молби на гражданите се приемат и предават само чрез деловодството на общинска администрация.

/3/ Служителят от деловодството обработва материалите веднага след получаването им.

/4/ Служителите нямат право да получават и работят с документи, които не са регистрирани, не са резолирани и са взети под контрол.

Чл. 6. /1/ Кметът, зам.кмета и секретарят преглеждат и резолират документите в деня на получаването им. Резолюцията се поставя върху самия документ и трябва да определя изпълнителя, задачата, срока на изпълнението й, дата на резолирането и подписа на резолиращия. Служителят от деловодството въвежда поставените резолюции в електронната система за документооборота и предават документа на изпълнителя.

/2/ Съответният директор или началник на отдел пренасочва чрез резолюция изпълнението на задачите по даден документ към конкретен изпълнител и въвежда резолюцията в електронната система за документооборота .

Чл. 7. За правилното протичане на деловодната дейност зам.кмета, секретарят, директорите на дирекции и н-к отделите са длъжни:

1.Да запознават служителите с инструкцията и да следят за нейното изпълнение.

2.Да следят за правилно и срочно изпълнение на произтичащите от документите задачи и да осигуряват своевременното им отчитане.

3.Да осигуряват напускащите служители да предават с протокол поверената им документация на определени длъжностни лица.

Чл. 8. С цел осигуряване на правилно приемане, регистриране и придвижване на документите по пътя на изпълнението им, задължения на служителя от деловодството е:

1. Предаване на приетите решения от Общинския съвет на кмета на общината в 7 дневен срок от приемането им на хартиен носител. 2.Приемането на документи и тяхното предоставяне на първия резолиращ.

3.Предаването на документите по хода на технологичния процес от първата до последната стъпка

4.Предаването на готовите документи или тяхното изпращане по пощата или по друг ред.

Чл. 9. Във връзка с подготовката и създаването на документите, специалистите, които изготвят документа, трябва да осигурят:

а/ обоснована, достоверна и убедителна мотивировка с точна и ясна формулировка;

б/ създадените документи, предимно писмата, да не съдържат текстове, отнасящи се до различни проблеми;

в/ да спазват изискванията за оформяне на новосъздадените документи;

г/ да предават материалите за , копиране и размножаване.

Чл. 10. Във връзка с контрола по изпълнение на задачите, произтичащи от документите, служителите са длъжни да спазват следния ред:

1.Когато с текста към документа /резолюцията/, нормативно не е определен срок за изпълнение, произтичащите от документа задачи трябва да бъдат изпълнени в седемдневен срок.

2.Документи с неотложен характер се обработват в деня на получаването им.

3.Когато с резолюция са определени няколко изпълнители, водещ организатор на изпълнението е длъжностното лице, посочено на първо място.

4.Преките изпълнители са задължени да изпълняват качествено и в срок възложените им задачи, както и да сигнализират възложителя при очертаващо се неизпълнение или закъснение.

5.След изпълнението на възложената конкретна задача, това трябва да бъде отразено в системата „АРХИМЕД” в полето „бележки по изпълнение” и документът да бъде приключен.

Чл. 11. Забранява се на служителите от общината да запознават със съдържанието на служебни документи лица, които нямат пряко служебно отношение към тях.

РАЗДЕЛ ІІІ. ОСНОВНИ ФУНКЦИИ НА ДЛЪЖНОСТНИТЕ ЛИЦА, ОСЪЩЕСТВЯВАЩИ ДЕЛОВОДНОТО ОБСЛУЖВАНЕ

Чл. 12. Деловодното обслужване включва дейностите:

  1. Приемане, разпределяне и предаване на документите.

  2. Регистрация.

  3. Размножаване.

  4. Контрол по спазване на сроковете.

  5. Текущо пазене на документите.

Чл.13. /1/ Дейността “Приемане, разпределяне и предаване на документите” обхваща:

а/ приемане на всички входящи служебни документи и молби за структурите на общинската администрация;

б/ приемане на всички изходящи документи от структурите на общинската администрация;

в/ регистрация и разпределяне на постъпилите документи;

г/ предаване на документите по предназначение за изпълнение;

д/ изпращане на изходящите документи.

/2/ Дейността “Регистрация” обхваща:

а/ приемане на документи и регистриране в системата за регистрация и контрол на преписки чрез попълване на всички реквизити, определени в системата – вид на документа, кратко описание на съдържанието на документа в “относно”, направление, име и адрес на кореспондента /срока за изпълнение на документа се определя автоматично от системата/;

б/ записване на префикса и номера на документа, снет от системата, върху самия документ;

в/ пренасочване на документи, съгласно резолюция, поставена от съответните длъжностни лица;

г/ изпращане по предназначение на регистрираните документи.

/3/ Дейността “Размножаване” обхваща:

а/ предаване на материалите по дадена преписка за размножаване;

б/ приемане на размножените материали, разпределение и предаване по предназначение.

/4/ Дейността “Контрол по спазване на сроковете” обхваща:

а/ непрекъснат контрол на подлежащите за изпълнение документи от служителите на Общината;

б/ вземане на сведения и даване справки и информация за изпълнението на задачите;

в/ генериране на отчет на изпълнените задачи.

/5/ Дейността “Текущо запазване” обхваща:

а/ съхраняване в рамките на текущата година на следните документи: всички изходящи служебни документи, отговори на молби, удостоверения, документи издадени от дирекция “ФСД „ , удостоверения, становища, разрешения, актове за узаконяване издадени от ОТДЕЛ „ Устройство на територията „ , заповеди на кмета, заповеди за настаняване в общински жилища, пълномощни

б/ всички изходящи служебни документи, отговори на молби и жалби на граждани;

в/ систематизиране на приетите документи по номенклатури;

г/ правене на справки по дадени заявки от служителите и гражданите, титуляри по преписките;

д/ обработка и предаване на документите за съхраняване в началото на следващата година в архива на общината.

РАЗДЕЛ ІV СЪЗДАВАНЕ НА ДОКУМЕНТИ

Чл.14.1.Организационно-разпоредителните документи трябва да съдържат достоверни точно изложени факти и данни, да са мотивирано обосновани с ясно и точно формулирани предложения, решения, препоръки и пр., съобразени с нормативните изисквания.

2.Заповеди се утвърждават само от кмета, а при неговото отсъствие от определено със заповед лице за заместване.

3.Заповедите се предлагат за подпис на кмета след:

3.1 Консултиране с юрист за :

  • Заместник Кмет

  • Секретар

  • Директори на дирекции

  • Началници на отдели

  • Гл. архитект

  • Гл. счетоводител

3.2 Съгласуване със Зам.кмет за дейностите :

  • Здравеопазване

  • Образование

  • Общинска служба за социални услуги / ОССУ /

3.3 Съгласуване със секретар и директори на дирекции за служителите от общинска администрация.

Заповедите трябва да съдържат задължително гриф „ изготвил „, а за тези по т.3.2 и т. 3.3 освен гриф „ изготвил” трябва да има и „съгласувал „

4.В увода на всяка заповед задължително се вписва правното основание, въз основа на което тя се издава, като се посочва точния параграф или член на съответния нормативен акт. В заповедта се посочва длъжността и името на служителя, чието задължение е да организира изпълнението на посочените в нея задачи, както и на служителя, на който се възлага контрола по изпълнението на заповедта.

5.Определеният /те в заповедта служител/ и, чието задължение е изпълнението на посочените в нея задачи, получават заповедта срещу подпис в деловодството. Отговорността за получаване на заповедта носи служителят от деловодството на Общината.

6.Заповеди по кадрови въпроси се подготвят от личния състав, като предварително се съгласуват със зам.кмета или секретаря, след което се подписват от кмета.

7.Заповедите на кмета се регистрират в електронната система “АРХИМЕД”, а относно кадрови въпроси съответно в „Човешки ресурси „.

8.Заверено копие от заповед се предоставя на физическо или юридическо лице, което не е служител на общинската администрация, след писмено искане в деловодството на общината и заплащане на такса определена в „Наредба за определянето и администрирането на местните такси и цени на услуги и предоставяне на права на територията на Община Павел баня”.

Чл.15. Подписването на изходящата кореспонденция се извършва по следния ред:

  1. Изходящата кореспонденция се подписва от кмета, / Директори на дирекции, Началник отдели /

  2. Изключение от този ред се допуска за изходяща кореспонденция по поддържане на ЕСГРАОН, която се подписва от служителя « ЕСГРАОН «

  3. При отсъствие на титуляра, документите се подписват от определен със заповед негов заместник.

Чл.16. Изходящите документи се съставят в толкова екземпляри, колкото са получателите, един екземпляр за класиран към дело и един за конкретния изпълнител.

Когато изходящият документ е отговор на гражданин или институция, номерът му задължително трябва да бъде свързан с входящия.

РАЗДЕЛ V ОРГАНИЗАЦИЯ НА ДОКУМЕНТООБОРОТА

Чл.17. Входящата и изходящата кореспонденция се получава и обработва от деловодството в Гише за административно обслужване.

  1. Спешната кореспонденция се предава веднага на получателя.

  2. Кореспонденцията се получава всяка сутрин от 08,30 часа до 10,00 часа и се предава всеки ден след обяд от 15,30 часа до 16,00 часа.

Чл.18. /1/ Движението на основните деловодни операции по входящите и вътрешни документи се извършва в следната последователност:

  1. Получаване на документите.

  2. Регистриране в системата за регистрация и контрол по преписките.

  3. Разпределяне на документите.

  4. Предаване на документите за резолиране.

  5. Въвеждане на резолюциите към документите в системата за регистрация и контрол на преписките, сканиране на документите и пренасочване към указания в резолюцията изпълнител.

  6. Снемане от отчет на изпълнените задачи.

  7. .Предаване на готовия документ на конкретния заявител срещу подпис.

/2/ Молбата въз основа на която се издава определен документ, заедно с екземпляр от него, след приключване на изпълнението се запазва в деловодството.

Чл.19. Деловодните операции по изходящите документи се извършват в следната последователност:

  1. Създаване на организационно-разпоредителни документи.

  2. Подписване на документите от съответните длъжностни лица, съгласно чл.15 от инструкцията.

  3. Извеждане и снемане от отчет, чрез отразяване в деловодството.

  4. Изпращане на документите по предназначение.

РАЗДЕЛ V РЕГИСТРАЦИЯ НА ДОКУМЕНТИТЕ

Чл.20. Регистрацията на документите се извършва в системата за регистрация и контрол на преписките в деня на получаването им. Всеки вид документ получава съответен префикс и пореден номер, които се вписват върху документа заедно с датата на регистрация.

РАЗДЕЛ VІІ ОРГАНИЗАЦИЯ НА ДЕЛОВОДНАТА ДЕЙНОСТ, СВЪРЗАНА С КОНТРОЛА ПО СПАЗВАНЕ НА СРОКОВЕТЕ

Чл.21. /1/ Контролът по изпълнение на задачите по същество се извършва от ръководителя, резолирал документа и директорите на дирекции.

/2/ Контрол по спазване на сроковете по молби на гражданите се извършва от зам.кмета, секретар, директорите на дирекции и началник отдели.

/3/ Контрол по изпълнение на заповед на кмета и снемането от отчет на изпълнена такава, се извършва от контролиращото лице посочено в заповедта.

Чл.22. На контрол подлежат всички документи, регистрирани в системата за регистрация и контрол по преписките, като сроковете за изпълнение на документите се определя от вида на самия документ – предмет на изпълнение или с резолюция.

РАЗДЕЛ VІІІ ОРГАНИЗАЦИЯ НА ТЕКСТООБРАБОТКАТА, ОТПЕЧАТВАНЕТО, КОПИРАНЕТО И РАЗМНОЖАВАНЕТО НА ДОКУМЕНТИТЕ

Чл.23. Машинописната дейност и текстообработката се извършват от изготвящият документа , а копирането и размножаването на материалите се извършва след разрешение от директора на съответната дирекция на определени работни места.

Чл.24. Всички материали, написани до висшестоящи организации, ръководители на фирми и учреждения се пишат на официални бланки.

Чл.25. На всички написани в долния ляв ъгъл на последната страница, се изписват собственото, фамилно име и длъжност на служителя, който е съставил документа,.

РАЗДЕЛ ІХ ТЕКУЩО СЪХРАНЯВАНЕ

Чл.26. Текущо съхранение на документите в течение на деловодната година се извършва в деловодството и съответните дирекции и отдели.

Чл.27. Систематизацията на документите се извършва в съответствие с утвърдената номенклатура в папки, като:

  1. Оформянето на делата започва от момента на тяхното образуване и завършва непосредствено след приключване на текущото им съхранение.

  2. Окончателното оформяне на делата за постоянно съхранение включва: написването заглавието на корицата на делата, подшиване, номериране на листовете и съставяне заверителен надпис.

Чл.28. След приключване на годината най-късно о м.юни на следващата година се предават за съхранение в архива на общината.

Чл.29. Забранява се изваждането на документи от делата за ползване извън общината. В изключителни случаи, например за съдебно следствените органи, с разрешение на кмета могат да се вземат за определен срок, като копие от документа се остави в папката заедно с писмото въз основа, на което е изискан документа. След ползването оригиналът задължително се връща в делото.

РАЗДЕЛ Х СЪХРАНЯВАНЕ НА ДОКУМЕНТИТЕ В АРХИВА НА ОБЩИНАТА

Чл.30 /1/ В архива на общината се предават от деловодството и сътветните дирекции и отдели за запазване след изтичане на календарната година, но не по-късно от края на м.юни следващата година, следните документи:

  • изходящи служебни документи;

  • молби и писмата, въз основа на които е издаден определен документ, заедно с екземпляр от него;

  • заповедите на кмета.

/2/ Групираните в дела документи се предават за съхранение в същия порядък, в който са подредени за текущо запазване, съобразно номенклатурата.

Чл.31. Предаването на преписките и документите от деловодството в архива на общината става чрез описи и по номенклатура.

РАЗДЕЛ ХІ ОРГАНИЗАЦИОННО – ТЕХНИЧЕСКИ СРЕДСТВА

Чл.32. При регистриране на документите и осъществяване на дейността свързана с контрола се използват:

  1. Компютри с печатащи устройства, със съответните програмни продукти.

  2. Картотечни шкафове.

  3. Размножителна техника.

  4. Архивохранилища със стелажи и картотечни шкафове.

РАЗДЕЛ ХІІ – ИЗПОЛЗВАНЕ И СЪХРАНЕНИЕ НА ПЕЧАТИТЕ

Чл.33. /1/ Печатите на общината се водят на отчет в специална книга, която се води надлежно в деловодството.

/2/ За наличието, съхранението и използването на печатите отговаря персонално длъжностното лице, което ги е получило срещу подпис.

Чл.34. /1/ Длъжностните лица, упълномощени да съхраняват и ползват печатите на Община Павел баня, както и реда за тяхното ползване се определят със заповед на кмета.

/2/ Подпечатват се документите, подписани от кмет, зам.кмет, секретар, директори на дирекции и началници на отдели, като длъжностните лица трябва да са проверили автентичността на подписа. Забранява се подпечатването на документ без подпис.

/3/ На подпечатване подлежат всички екземпляри, оформени на хартиен носител, включително оставащите на съхранение в структурните звена.

Чл.35. Забранено е изнасянето на печатите извън структурните звена, в които те се използват и съхраняват, както и предоставянето им за ползване на други лица, освен отразените в книгата.

Чл.36. Излезлите от употреба печати се унищожават по нормативния ред от комисия определена със заповед на кмета.

Чл.37. При възникнала необходимост от изработване на нови печати, директорите на дирекции и началниците на самостоятелни отдели представят на началник отдел “Управление на собствеността”писмена заявка съгласувана от съответния ресорен заместник кмет или секретаря, и одобрени от кмета на Община Павел баня.

ЗАКЛЮЧИТЕЛНИ РАЗПОРЕДБИ

§1 Ръководителите и служителите в общинска администрация са длъжни да познават и спазват разпоредбите на тази Инструкция.

§2 Контролът по спазване на Инструкцията се осъществява от секретаря на общината.

§3 Настоящата Инструкция е утвърдена от Кмета на Общината със Заповед № 415 / 24.07.2008 г., изменена и утвърдена със Заповед

№ 3 / 05.01. 2009 г. и влиза в сила от същата дата.