Контролен лист №1
Контролен лист №2

 

Вътрешни правила при усвояване на средства от европейските фондове в община Павел баня

Раздел І

ОБЩИ ПОЛОЖЕНИЯ

Чл. 1 Основната цел на настоящите вътрешни правила е: при прилагане на принципите – ефективност, ефикасност и икономичност да се минимизират рисковете от неспазване на законодателството, допускане на нередности и измами при управлението на европейските средства в община Павел Баня.

Чл. 2 (1) Вътрешните правила при усвояване на средствата от европейските фондове, се разработват съгласно:

1. ДДС № 06/04.04.2008г.

2. ДДС № 07/04.04.2008г.

            3.  Чл. 4,  чл. 12, ал.4  и чл.14, т. 6 от ЗФУКПС,

            4.  Чл. 58 т.(з) и чл. 70, ал.1, т. (б) от Регламент (EO) №1083/2006,

            5.  Раздел 4 „Нередности” от гл. I I на Регламент (ЕО) №1828/2006,

            6.  ПМС №18/04.02.2003 г., изм. и доп. с ПМС № 139/17.06.2008 г.,

           7. Задълженията на Община Павел Баня в качеството й на бенефициент на безвъзмездна финансова помощ, произтичащи от договорите, финансирани от ЕС,

8. Ръководството, процедурите и задължителните указания за предотвратяване, разкриване, съобщаване, регистриране и разрешаване на нередности по проекти финансирани от ЕС, утвърдени от Управляващите органи на съответните оперативни програми;

9. Ръководството, процедурите и задължителните указания за предотвратяване, разкриване, съобщаване, регистриране и разрешаване на нередности по проекти, утвърдени от компетентните държавни органи – при извършване оперативен контрол и управление на риска по изпълнение на проектите, съфинансирани от държавния бюджет.

   (2) Служителите на Община Павел Баня прилагат актуалните:

1. Вътрешни правила, относно начините за наблюдение, установяване и докладване на административните пропуски, грешки, нарушения, при наличие на индикатори за измами, както и предприемането на последващи мерки при прилагането на Етичния кодекс за поведението на служителите от общинска администрация, с оглед предотвратяването на корупционни практики;

2. Наръчник по СФУК ;

3. Процедура за изпълнение на решенията на Общински съвет;

4. Вътрешни правила за планиране, организация, възлагане и контрол на обществените поръчки;

5. Вътрешни правила за управление на човешките ресурси;

Чл. 3 (1) Всяко реализиране на проект със средства предоставени от фондовете на ЕС преминава през следните етапи:

1. Финансово планиране на проекти

2. Бюджетиране на проекти

3. Изпълнение на проекта

4. Промени в бюджета на проекта

5. Верификация на разходите

6. Финансово отчитане на проект

7. Мониторинг на изпълнението

(2) На всеки етап от планирането и реализирането на проекта се извършва контрол, относно спазването на принципите – икономичност (постигане на максимален резултат с цената на най-малък разход на ресурс за най-кратко време, при спазване изискванията за качество), ефективност (изразява степента на постигане на целите при съпоставяне на очаквания и действителния резултат от дейността ) и ефикасност (постигане на най-добро съотношение между действителния резултат и средствата, използвани за постигането му).

(3) Контролът по спазването на посочените в алинея 2 принципи, на европейското и национално законодателства се документира с попълването на контролни листове от ръководителя на проекта . На всеки етап от проекта на ръководителят на организацията се докладва от ръководителя на екипа на проекта.

(4) В зависимост от конкретните изисквания на всеки от европейските фондове за докладване, ръководителят на проекта докладва на заинтересованите лица.

Раздел ІІ

ФИНАНСОВО ПЛАНИРАНЕ И БЮДЖЕТИРАНЕ ПРИ КАНДИДАТСТВАНЕ

Чл. 4 (1) Финансово планиране е процес, чрез който организацията определя как ще постигне целите си, като анализира взаимовръзките, изследва възможностите и алтеранативите и избягвя изненадите. За тази цел проектът се изготвя от екип от служители, всеки от които е специалист в съответна сфера с оглед правилното структуриране и описване на дейностите по проекта с ясното им обвързване с целите и резултатите по проекта.

(2) Хартата на проекта дефинира цялостния обхват на проекта, а бизнес изискванията дефинират подробно продуктите. Екипът на проекта се ангажира с краен срок и бюджет базиран на тази обща и подробна дефиниция на обхвата. Обхватът се използва, за да се определи какво проектът ще създаде и какво няма да създаде. За по-големите проекти той може да включва засегнатите организации, транзакциите, върху които ще бъде оказано въздействие, видовете данни, които ще бъдат включени в проекта, и други.

(3) Бюджетирането на проекта е работата, която трябва да бъде извършена за постигането на определената цел – време, пари, хора, материали, информация . При изготвянето на проектите в община Павел Баня са приложими следните видове бюджетирания:

  1. Бюджет на дейности

  2. Бюджет на разходни пера

  3. Бюджет на фиксираните суми

  4. Времево разпределение на разходите и постъпленията

  5. Управленски бюджет

(4) При изготвянето на бюджета по всеки проект се следва разработената от ДО на съответната програма бюджетна рамка и приложения към нея.

Чл. 5 (1) Етапи на бюджетирането на проекти:

1.Разработване на функционална структура на дейностите в проекта (поддейности) на база на план-графика на дейностите.

2. Определяне на нуждите от ресурси за всяка дейност и поддейност на проекта. С обяснителни бележки да се доказва логическата обвързаност между предвидените дейности и заложените разходи.

3. Определяне на необходимото количество от всеки ресурс и мерната единица, в т.ч. и за:

– разходи за публичност и за организиране и провеждане на обществено обсъждане (изисква се и в случай на необходимост от търсене на външно финансиране, съгласно чл.14, т.4 от Закона за общинския дълг);

– разходи които не са обект на финансиране от СКФ, но са необходими за изпълнението на проекта – например разходи за лихви, за отчуждителни процедури и др.;

– разходи за юридически консултации и одит.

4. Определяне на цените на ресурсите по съответните методи.

5. Използвайки времевото разпределение на дейността в дясната част на таблицата се нанася стойността на разходите за всеки необходим ресурс за дейността. Предвижда се резервен период от време при изпълнението на дейностите. При определяне на момента на възникване на разхода се следва логиката на паричния поток, т.е. моментът на плащане.

6. Добавяне на непреките разходи (когато е допустимо) . Непреки разходи за организация и управление не са свързани с никоя от дейностите по проекта, но обслужват цялостната му организация и изпълнение.

7. След сумиране на видовете разходи по месеци се получава диаграма на изходящите парични потоци на месечна база.

8. Направените разходи прехвърлящи допустимите проценти се отчитат като недопустими и се отразяват като такива.

9. Разходите се групират по видове и се изчисляват разходните пера.

Частта на непреките разходи не се включва в групирането по разходни пера. За целите на процедурите по ЗОП непреките разходи се включват.

10. Нанасяне на стойностите в образеца за бюджет по разходни пера и изчисляване на категориите с фиксирани проценти.

11. При нужда от корекция на разходите се отива към пети етап и след това отново се групира.

12. Изготвя се обосновка за необходимостта от всеки разход.

(2) За строителни проекти формирането на бюджета може да бъде извършено за всеки един етап или фаза в зависимост от нивото на техническата документация, с която се разполага.

(3) За всеки заложен разход (количество и/или пазарна цена) се прилагат мотиви изготвени от компетентните длъжности лица, като в края на бюджетирането се обединяват в обяснителна записка.

За всеки инфраструктурен проект се изготвя обосновка.

Чл. 6 (1) При обосновките на разходите по инфраструктурните проекти се посочват използваните методи за формирането на цените .

(2) При формирането на цените се прилагат следните методи:

·        Детерминиран – при този метод съществуват технически норми за различните отрасли и сфери, които най-често са препоръчителни. Някои имат и задължителен характер. В такъв случай в обяснителната записка се описват точно кои норми се прилагат.

·        Недетермиран – при този метод е възможно да не се прилагат съществуващи технически норми, а пазарни цени или да се прилага опит от предишни подобни проекти, или ако не са изпълнявани такива се прилага експертна оценка.

(3) Когато в насоките/изискванията за кандидатстване са поставени ограничения по отношение на отделни видове разходи – като фиксирана стойност или фиксиран процент. При формиране на цените и изготвяне на бюджета, посочените максимални стойности не могат да бъдат превишавани.

(4) След като длъжностното лице отговорно за изготвянето на проекта приключи своята работа, така съставените документи се предоставят за проверка на длъжностно лице определено от ръководителя на общината за осъществяване на проверка;

(5) Длъжностното лице определено да извърши проверката проверява и писмено докладва на ръководителя на общината за:

а/ за наличие на съответствие между стойностите, посочени в бюджета, приложенията към него и сумите посочени във формуляра за кандидатстване;

б/ следи за посочени нереалистични количества и единични стойности, като проверява обосноваността и наличието на подписи на лицата отговорни за посочените количества и цени;

в/ за установени разлики във формуляра/бюджета на хартиен носител и на електронен носител;

г/ за наличие на всички приложения към бюджета

Раздел ІІІ

ИЗПЪЛНЕНИЕ НА ПРОЕКТА И ПРОМЕНИ В БЮДЖЕТА НА ПРОЕКТА

Чл. 7 (1) При получаване на известие за одобрение на проекта, документът се завежда в деловодството на общината и след това се предава за съхранение към досието по проекта.

(2) Ръководителят на организацията и ръководителят на екипа преглеждат известието за одобрение на проекта, главно за т.н одобрение под условие, както и за срокове за подписване.

(3) Ако одобрението е под условие и има изискване на финансиращия орган за направа на промени в проекта и в бюджета се извършват препоръчаните /изисквани промени в проекта и бюджета / ако има такива / от членовете на екипа, след разпореждане от ръководителя на екипа.

(4) При необходимост от промени в анализ и други елементи от проекта се привличат външни експерти.

(5) Всички изисквани от финансиращия орган документи и промени се отразяват и изпращат в определения срок.

Чл. 8 (1) Подписването на договор за финансиране със съответния управляващ орган или Изпълнителна агенция се предхожда от следните дейности:

1. Ръководителят на организацията, ръководителят на проекта, членовете на екипа за изпълнение на проекта, главен счетоводител, вътрешен одитор и юрист се запознават с договора и приложенията към него, за което се попълват данни в контролния лист за движението на документите включени в досието на проекта:

  • описание на проекта;

  • общи условия, валидни за договори за безвъзмездна помощ, финансирани от Европейската общност, сключени по оперативни програми

  • специфични условия за проекта

  • подробен бюджет на проекта/финансов план и източници на финансиране;

  • процедури за възлагане на обществени поръчки от бенефициенти на

  • стандартен формуляр за финансова идентификация;

  • образец на сертификат за одит /ако се изисква/;

  • ръководство за изпълнение на проекта.

2. При изискване от финансиращия орган, главният счетоводител открива нова банкова сметка специално за проекта. Главният счетоводител/счетоводителят по проекта попълва стандартния формуляр за финансова идентификация и го заверява в съответната банка.

(2) Оригиналът на подписания договор и прилежащите документи се прилагат към досието на проекта, което се отразява в контролия лист.

Чл. 9 (1) Назначаване на Ръководител на екип за управление на проекта и екип по проекта. Кметът на общината прави подбор на екипа за управление съобразно особеностите на всеки конкретен проект и издава заповед, с която се определят: ръководител за управление на проекта, обхват на работа и срок за изпълнение, както и останалите членове от екипа по проекта.

(2) Графикът и бюджетът на проекта се създават заедно.

Графикът е жизненоважен инструмент, с помощта на който се гарантира, че екипът на проекта знае какво се изисква от него. В графика ръководителят на проекта описва работата, която трябва да се извърши, последователността на дейностите, необходимите усилия, ресурсите и др. Графикът да отразява най-точното предположение към момента за това как ще се завърши остатъка от работата. Колкото по-сложен е проектът, толкова повече промени трябва да се направят в „ориентировъчния“ план с напредването на проекта.

Бюджетът представлява средствата, които могат да бъдат изразходвани от проекта.

(3) Ръководителят на проекта, ако е необходимо редовно актуализира графика, като всяка актуализация се обосновава. Въз основа на текущото състояние на проекта и текущото разбиране за оставащата работа, трябва да начертае нов път за завършване на работата в рамките на първоначално одобрения бюджет и срок.

(4) Ръководителят на проекта трябва редовно да прави оценка на графика (обикновено ежеседмично) и да определя текущото състояние на проекта. Прави се оценка на оставащата работа, за да се установи дали проектът може да се изпълни в рамките на първоначалните оценки на обема, разходите и продължителността.

(5) Подписване на искане за авансово плащане. Счетоводителят по проекта попълва стандартното искане за авансово плащане. Ръководителят по проекта подготвя необходимите документи към авансовото искане: подписан договор и други документи, в зависимост от общите и специалните условия по договора и изпраща искането за авансово плащане до финансиращия орган, което намира отражение в контролния лист.

Чл.10. (1) При избора на изпълнители във връзка с реализирането на проекти със средства предоставени от европейските фондове се прилагат Вътрешните правила за прилагане на ЗОП и нормативните разпоредби свързани с обществените поръчки, действащи съм момента на реализирането на съответния проект.

(2) Документацията по проведените процедури по ЗОП свързани с проекта или пълно заверено копие от нея се предава в досието на проекта веднага след приключване на процедурата, за което се попълват данни в контролния лист на досието.

(3) За целия процес по процедурите за избор на изпълнител се изготвя и попълва отделен контролен лист, от който е видно спазването на вътрешните правила за провеждане на процедури по ЗОП. Контролния лист се изготвя от председателя на комисията за избор на изпълнител или упълномощено със заповед на кмета длъжностно лице.

Чл. 11. (1) Проблем на проекта е официално дефиниран проблем, който пречи на изпълнението на проекта и не може да бъде разрешен изцяло от ръководителя и екипа на проекта без външна помощ.

(2) При наличие на проблем ръководителят на проекта следва да запознае длъжностното лице над него в йерархията писмено, като в докладната записка предложи варианти за разрешаването му.

(3) Съвместно с уведоменото лице ръководителят на екипа следва да разреши проблема бързо и ефективно. Кметът на общината уведомява спонсориращия орган, ако проблемът не може да бъде разрешен на ниво община Павел баня и фирмите изпълнителни на проекта.

Чл. 12. (1) Промените в бюджета (без подписване на анекс към договора и с анексиране на договора за безвъзмездна финансова помощ) се извършват съобразно рамковите правила по всеки отделен проект, като всяко действие в тази насока се отразява в контролния лист на досието на проекта.

(2) При корекция на бюджета с анекс се спазва следната процедура:

1. Ръководителят на проекта изготвя писмено искане с обосновка, поне два месеца преди края на проекта.

2. Ръководителят на проекта представя писмено обяснение за причините довели до корекцията – обективни ли са обстоятелствата, които налагат това или е в резултат на недобро планиране.

3. Изготвя се нов бюджет и се изпраща за одобрение.

4. Новият бюджет влиза в сила след писмено одобрение.

Раздел ІV

ВЕРИФИКАЦИЯ НА РАЗХОДИТЕ И СЧЕТОВОДНО ОТЧИТАНЕ

Чл.13. (1) При разходване на средства по проекти изпълнявани със средства от европейските фондове се прилага предварителен контрол, утвърден в СФУК на общината за периода на осъществяването на проекта.

Чл.14 (1) Допустими разходи. Допустими са разходите, които се признават при отпускане на безвъзмездна финансова помощ по съответна ОП. Бюджетът е максимален размер на допустимите разходи. Единичните стойности на допустимите разходи се базират на нормативно определени размери или на реални пазарни цени.

Допустимите разходи не противоречат на :

    • Правилата, описани в Регламент 1080/2006 г. на европейския парламент и на Съвета относно ЕФРР и за отмяна на Регламент (ЕО)1783/1999,

    • Правилата, описани в Регламент 1081/2006 г. на европейския парламент и на Съвета относно ЕСФ,

    • Правилата , описани в Регламент 1083/2006 г. на Съвета относно определянето на разпоредби на ЕФРР, ЕСФ и Кохезионния фонд и за отмяна на Регламент (ЕО) 1260/1999.

    • Закон за ДДС, ППЗДДС и Указание на министъра на финансите, относно третиране на ДДС № 91-00-502/27.08.2007г. , относно третиране на ДДС като допустим разход при изпълнение на поректи съфинансирани от Структурните фондове и Кохезионния фонд на ЕС,

    • ПМС 62 /21.03.2007 г. – за приемане на Национални правила за допустимост на разходите по ОП, съфинансирани от Структурните и Кохезионния фонд на ЕС за финансовата рамка 2007 – 2013 г.

    • ПМС 245/9.10.2007 г. – за приемане на детайлни правила за Допустимост на разходите по ОП Регионално развитие, съфинансирана от ЕФРР за финансовата рамка 2007 – 2013 г.

    • ПМС 249/26.10.2007 – за приемане на детайлни правила за Допустимост на разходите по ОП Околно среда, съфинансирана от ЕФРР и Кохезионния фонд за финансовата рамка 2007 – 2013 г.

    • ПМС 258/2007 – за приемане на детайлни правила за Допустимост на разходитепо ОП Транспорт, съфинансирана от ЕФРР и Кохезионния фонд за финансовата рамка 2007 – 2013 г.

    • ПМС 231/20.09.2007 – за приемане на детайлни правила за Допустимост на разходите по ОПАК, съфинансирана от ЕСФ за финансовата рамка 2007 – 2013 г

    • ПМС 180/7.08.2007 – за приемане на детайлни правила за Допустимост на разходите по ОП Човешки ресурси, съфинансирана от ЕСФ за финансовата рамка 2007 – 2013 г

    • ПМС 236/5.10.2007 – за приемане на детайлни правила за Допустимост на разходите по ОП Конкурентоспособност, съфинансирана от ЕФРР и Кохезионния фонд за финансовата рамка 2007 – 2013 г.

(2) Условия за допустимост на разходите. За да са допустими, разходите трябва да отговарят на следните условия:

1. Да са предвидени в дейностите по проекта и необходими за изпълнението на проекта и да отговарят на принципите за добро финансово управление – икономичност, ефикасност и ефективност на вложените средства;

2. Да са действително извършени и да има за това първични счетоводни и други документи в периода от влизането в сила на договора за предоставяне на безвъзмездна финансова помощ, до края на срока на изпълнението на проекта, с изключение на разходите за одит. Последните трябва да са действително извършени и платени не по-късно от срока за предаване на финалния отчет;

3. Да са действително платени не по-късно от датата на подаване от бенефициента на искането за окончателно плащане по проекта;

4. Да са отразени в счетоводната и данъчната документация на бенефициента/изпълнителя;

5. Да могат да се установят и проверят, да бъдат подкрепени от оригинални разходооправдателни документи.

6. Да не са финансирани по друг проект, програма или друга финансова схема, финансирана от публични средства на националния или европейския бюджет

7. Да са извършени за дейности по ОП в съответстиве с разпоредбите на съответното законодателство, както и да са проследими въз основа на ефективно функционираща одитна пътека изготвена от ръководителя на екипа за управление на проекта.

8. Национални правила за допустимост на разходите (ПМС 62/2007):

  • амортизация;

  • принос в натура;

  • разходи за организация и управление;

  • плащания по отношение на инструментите за финансов инженеринг;

  • разходи за юридически консултации и нотариални услуги;

  • разходи за технически и финансови експерти, ако същите са директно свързани със съ-финансираните дейности и са необходими за подготовката или осъществяването им;

  • разходи за счетоводство и одит, за застраховки на придобитите в резултат на дейността дълготрайни материални активи, ако същите са свързани с изискванията, наложени от съответния УО

(3) При различие на настоящите правила с конкретните указания и детайлизирани правила за допустимост на разходите в Насоките за кандидатстване по съответната програма, екипът по управление прилага Насоките за кандидатстване;

(4) Допустими разходи по ЕСФ, в допълнение на общите:

  • трудови и други възнаграждения, стипендии и други

  • доходи, изплатени от трети страни в полза на участниците в дадена дейност и сертифицирани на бенефициента.

  • при безвъзмездна помощ, непреки разходи, еклариранина базата на постоянна ставка, в размер до 20% от преките разходи за дейността.

(5) Допустими разходи по ЕФРР, в допълнение на общите:

  • многофамилни жилищни сгради

  • сгради, собственост на публични организации или юридически лица с нестопанска цел, използвани като жилищни сгради за домакинства с ниски доходи или хора със специални нужди

(6) Видове допустими разходи

1. Преки допустими разходи са разходите, които са директно съотносими към дейностите по съответния проект и са извършени изцяло във връзка с изпълнението на проекта или участват с част от общата стойност на разхода, определена на пропорционален принцип, при възможност за количествено определяне на пропорцията.

2. Непреки допустими разходи са разходите, които са косвено съотносими към дейностите на съответния проект и участват с част от общата стойност на разхода, определена на постоянна ставка в случаите когато не е възможно точното определяне на частта на разходите, съотносима към съответните дейности по проекта.

(7) Недопустими разходи са разходите, които бенефициента извършва в хода на изпълнение, те са пряко свързани с проектните дейности и са необходими за постигане заложените резултати, но не отговарят на условията за допустимост. Недопустимите разходи не се считат за собствено съфинансиране на бенефициента.

(8) Видове недопустими разходи:

8.1. Глоби, финансови санкции, разходи за разрешаване на спорове

8.2. Разходи за гаранции

8.3. Възстановим ДДС

8.4. Разходи за лихви, комисионни, данъци, такси, бъдещи загуби (само за съфинасиране от ЕФРР);

8.5. Разходи, свързани с договори за подизпълнители – договори, които увеличават разходите за изпълнение на дейността, без да създават добавена стойност; договори с посредници и консултанти, в които плащането е определено като процент от общия разход за дейността, освен ако бенефициентът може да докаже, че плащането се отнася за действително извършена работа или услуга.

8.6. Жилищно строителство (само за съфинансиране от Кохезионния фонд);

8.7. Закупуване на земя, чиято стойност надвишава 10% от общите допустими разходи за съответната дейност (само за съфинансиране от Кохезионния фонд);

8.8. Лихви по дългове (само за съфинансиране от ЕСФ);

8.9. Закупуване на обзавеждане, оборудване, превозни средства, инфраструктура, недвижими имоти, земя (само за съфинансиране от ЕСФ);

8.10. Закупуване на машини, съоръжения, оборудване и обзавеждане втора употреба (само за съфинансиране от ЕФРР);

Чл. 15. Етапи на верифициране на разходите по ОП при управлението на Структурните фондове и Кохезионния фонд:

(1) І-ви етап: Изготвяне на искане за междинно или окончателно плащане

А/ Ред и начин за предоставяне на общината на средствата на Националния фонд от структурните фондове на Европейския съюз и от Кохезионния фонд, както и на администрираните от Разплащателната агенция към Държавен фонд „Земеделие”.

а/ Във връзка с предоставянето на общините на средства на Националния фонд от Структурните и Кохезионния фонд, както и на администрираните от РА ДФ „Земеделие” Министерство на финансите издава Указание ДДС № 07/04.04.2008 г. на МФ. Указанията включват и въпросите, свързани с получаването, разходването и отчитането на тези средства от бенефициентите – общини и техни подведомствени разпоредители. Указанията не се отнасят за средствата по предприсъединителни програми (ФАР, ИСПА и САПАРД).

б/ Предоставянето на средствата на Националния фонд (НФ) от структурните фондове на Европейския съюз и от Кохезионния фонд и разходването им от бенефициентите-общините се извършва по два начина:

  • чрез трансфер на средства по отделна банкова извънбюджетна сметка на бенефициента – общината или неин подведомствен разпоредител

  • чрез откриване в структурата от кодовете в СЕБРА на НФ на отделен десетразряден код на дадена община (неин разпоредител)-бенефициент

Фигура 1.

Б/ Основни участници в разпределението на финансовите средства :

а/ Бенефициентът(общината или неин подведомствен разпоредител) извършва плащанията към изпълнителите на проекти, получава авансови, междинни и окончателни плащания от управляващия орган (междинното звено).

б/ Управляващият орган извършва плащанията към бенефициента. Тази функция може да бъде делегирана на Междинно звено.

в/ Национален фонд е органът, който е отговорен за получаване на средствата от Европейската комисия по Структурните фондове и Кохезионния фонд. Той осигурява средствата на Управляващия орган/Междинното звено за извършване на плащанията към бенефициентите.

В/ Всеки проект минава през три етапа на плащане:

а/ Авансовите плащания са в размер до 50% от стойността на проекта. Те представляват предварителен финансов ресурс, който цели улесняването на финансовото изпълнение на проекта.

б/ Междинните плащания се извършват на база на декларирани от бенефициента извършени допустими разходи. Задължително условие за извършване на междинни плащания е разходите да са проверени и потвърдени от управляващия орган (или междинното звено).

в/ Окончателното плащане по проекта се осъществява от управляващия орган (междинното звено) след приключване на проекта и след извършена проверка на всички допустими разходи. Окончателното плащане отчита всички осъществени до този момент плащания, включително авансовите плащания към бенефициента.
Плащанията към бенефициента (общината или неин подведомствен разпоредител) се

извършват в национална валута, чрез единната сметка, използвана от Държавното съкровище.

Г/ Платежен процес

Платежният процес е илюстриран на фигура 2(а и б).

Теглене

 

(2) ІІ етап: Регистрация на искането от Бенефициента в деловодната система – искане за плащане и съпътстващи документи:

        • Технически доклад

        • Финансов отчет

        • Опис на разходооправдателните документи към Искане за междинно/окончателно плащане

        • Копие от Удостоверение за регистрация по чл. 104 ЗДДС, заверено “вярно с оригинала” (ако е приложимо)

        • Копие от дневника за покупки за съответните данъчни периоди по чл. 72, ал.1 от ЗДДС, заверено “вярно с оригинала” (ако е приложимо в съответствие с т. 17 от Указания изх. № 91-00-502/27.08.2007 г. на Министерство на финансите)

(3) ІІІ етап: Проверка на документите – мониторинг,

а/ Ръководителят на екипа за управление на проекта обезпечава с документи, информация, проверки на място външните органи осъществяващи мониторинг, относно правилността на разходване на средствата по операциите по оперативните програми, финансирани от Структурните и Кохезионния фондове на ЕС. Докладът на проверяващите се представя на ръководителя на организацията и прилага към досието. Действията намират отражение в контролния лист на досието.

б/ Мониторинг, относно правилността на разходване на средствата по операциите по оперативните програми, финансирани от Структурните и Кохезионния фондове на ЕС, се извършва от екип от специалисти, извън екипа на управление на проекта, със съдействието на екипа по управление на проекта, за което се съставя доклад, който се прилага към досието. Екземпляр от доклада се представя на ръководителя на организацията . Действията намират отражение в контролния лист на досието.

в/ След оценка на риска или по искане на ръководството се извършва вътрешен одит на изпълнението на проекта, за което се съставя одитен доклад. Екземпляр от доклада се представя на ръководителя на организацията . При наличие на препоръки и непредприети действия за тяхното изпълнение, вътрешният одитор уведомява ръководителя на организацията и чрез него съответните компетентни органи. Действията намират отражение в контролния лист на досието.

г/ При наличие на одитен доклад от външни одитори, заверено копие от него се прилага към досието на проекта, което се отразява в контролния лист на досието.

д/ Ръководителят на екипа на проекта е отговорен за изпълнението на дадените препоръки. Той докладва писмено за изпълнението на ръководителя на организацията и на проверяващия орган в указания срок. Екземпляр от докладите за изпълнение на дадените препоръки се прилага към досието на проекта, което се отразява и в контролния лист.

(4) ІV етап: Проверка на нередности и измами .

1. Извършва се при установени несъответствия при проверката на документите. За установяване на евентуални нередности се попълва контролен лист, изготвен на база следните характеристики:

1.1. Дефиницията за измама е заимствана от Конвенцията за закрила на финансовите интереси от 1995 г. и влязла в сила на 17/10/2002 г.(това е една от, но не и единствената възможна дефиниция за измама). За целите на тази Конвенция измамата, засягаща финансовите интереси на Европейските общности, включва следното. Измама, засягаща финансовите интереси на Европейските общности“ е всяко умишлено действие или бездействие:

а) по отношение на разходи:

– използването или представянето на фалшиви, неточни или непълни отчети или документи, в резултат на които се осъществява присвояване или неправомерно задържане на средства от общия бюджет на Европейските общности или бюджетите, управлявани от или от името на Европейските общности,

– неразкриването на информация в разрез с определено задължение, което има същия резултат,

– неправилното използване на подобни средства за цели, различни от целите, за които първоначално са отпуснати

б) по отношение на приходите:

– използването или представянето на неверни, неточни или непълни отчети или документи, в резултат на което се получава незаконно намаляване на ресурсите от общия бюджет на Европейските общности или бюджетите, управлявани от или от името на Европейските общности,

– неразкриването на информация в нарушение на определено задължение със същия ефект,

– неправилното използване на законно получена печалба със същия ефект

1.2. Нередност, засягаща финансовите интереси на Европейските общности е всяко нарушение на общностното право в резултат на действие или бездействие от икономически оператор, което е имало или би имало за резултат нарушаването на общия бюджет на Европейските общности или на бюджетите, управлявани от тях, или посредством намаляването или загубата на приходи, в резултат на собствени ресурси, които се събират направо от името на Европейските общности, или посредством извършването на неоправдан разход.

Нередностите могат да бъдат технически, договорни, финансови или административни. Всяка от тези нередности може да бъде преднамерена или непреднамерена, като нередностите могат да имат или не финансово измерение. Те могат да бъдат системни или еднократни.

2. При наличие на нередности и индикации за измами длъжностното лице извършило проверката уведомява писмено ръководителя на организацията.

2.1. Установяването на нередности става чрез проверка на документи, проверка на място и редовни/окончателни одиторски доклади. Установяването на нередности означава, че системата за финансово управление и контрол не функционира правилно.

– Проверка на документи е свързана с подробни проверки на исканията за отпускане на средства и докладите за напредъка могат да покажат, че даден проект не постига напредък по резултатите, за които е подписан договора, с установяването на неподлежащи на финансиране разходи, за чието покриване е била подадена заявка и които са били направени при отсъствието на оправдателни документи.

– Проверката на място включва посещение на място и съпоставка на реалната ситуация и писмените доклади. Доказателственият материал, събран по време на проверките на място, може да потвърди нередностите, за които се е появило съмнение по време на проверките по документи.

3. Всяка установена нередност се регистрира в Регистърът на нередностите. Регистърът предоставя информация относно:

– констатацията на нередността: идентификационен номер, код и име на съответния проект, идентификация на съответния управляващ орган/междинно звено,

– статус на нередността: актуализирана информация относно развитието на случая,

– финансова информация: размер на сумите, които са изплатени или биха били изплатени, проследяване на задълженията, лихвите, възстановените средства

Целта на писменото регистриране на нередностите е да осигури история на нередностите и начина, по който те са били коригирани; да предостави информация и доказателствен материал, които биха били необходими в случай на предприемане на действия като съдебно производство срещу лица или организации; да предостави последователна информация, ако се наложи данните за нарушението да бъдат доведени до знанието на съответните институции.

Чл. 16. (1) Във връзка с процеса на сертификация на разходите при изпълнението и отчитането на проекти съфинансирани със средства от Структурните и Кохезионния фондове на ЕС се прилагат следните национални правила и указания:

  • Постановление № 62 на МС от 21.03.2007 г. за приемане на национални правила за допустимост на разходите по Оперативни програми (ОП), съфинансирани по СКФ на ЕС за финансовата рамка 2007-2013

  • Постановление на МС № 121 от 31 май 2007 г. За определяне на реда за предоставяне на безвъзмездна финансова помощ по ОП, съфинансирани от СКФ на ЕС, по програма ФАР на ЕС.

  • ДНФ № 01/27.08.2007 г. – определят се условията и реда на изплащане на безвъзмездна финансова помощ със средства от СКФ на ЕС и кореспондиращото национално съфинансиране

  • ДНФ № 02/31.08.2007 г. – определя се реда за сертифициране на разходите по Оперативна програми, съфинансирани по СКФ на ЕС

  • ДНФ № 03/19.09.2007 г. – определя се процедурата по отчитане и докладване на нередности по СКФ на ЕС

  • ДНФ № 04/05.10.2007г. За организация на счетоводния процес в УО/МЗ, управляващи средствата по СКФ на ЕС и кореспондиращото национално съфинансиране

(2) Процесът на сертификация на извършените разходи е непрекъснат процес на наблюдение на финансовия и физическия напредък по операциите, финансирани от Структурните и Кохезионния фондове на ЕС. Процесът на сертификация резултира в декларация на разходите към ЕС и искане за плащане по всяка оперативна програма, съфинансирана от Структурните фондове и Кохезионния фонд.

(3) Ръководителят на общината изпраща съставения доклад с приложения на междинното звено, което извършва проверка и контрол на 100% от платените фактури, подготвя и изпраща Доклад по сертификация до Управляващия орган (УО) на ниво операция или приоритет на Оперативната програма (ОП).

Чл. 17. (1) Роля и задължения на общината в качеството й на бенефициент в процеса на сертификация:

1. Оторизирано/и лице/а от екипа по управление на проекта проверява/т като първо ниво на контрол само оригинални документи, като извършват подробен анализ на:

1.1. Доставката на стоки и услуги чрез извършването на цялостни проверки (документални и проверки на място), с което потвърждава действителността на доставката, извършването на услугите или извършването на строителните работи, включени в документа (фактурата), както и съответствието на документите с договора за предоставяне на безвъзмездна финансова помощ, техническото задание и/или техническата спецификация.

1.2. Проверява се съответствието на представения документ с графикът на изпълнение и плащанията, изработен съобразно сключения договор.

1.3. При наличие на несъотвествия се съставя протокол и предприемат мерки за премахването им. За неотстранени несъответствия се докладва на ръководителя на организацията, което се отразява в конролния лист на досието.

1.4. Проверките се отразяват в контролния лист на досието.

2. В счетоводен отдел, оторизирано лице – счетоводител:

2.1. Проверява отговарят ли представените документи на изискванията на Закона за счетоводството по отношение наличните в тях реквизити, включително:

а/ Наименование и номер на документа;

б/ Дата на издаване на документа;

в/ Наименование, адрес, Булстат и номер по националния данъчен регистър на издателя (изпълнителя по договора) и получателя (бенефициента) . Документът следва да е адресиран към бенефициента и да е издаден от компанията, изпълнител по договора, а не от подизпълнител;

г/ Предмет, количество и стойностно изражение на стопанската операция;

д/ Определяне на ДДС като възстановим/невъзстановим разход:

– определят се последващите доставки, които общината в качеството си на бенефициент възнамерява да извърши със стоките/услугите финансирани по оперативнта програма

– определя се вида на тези доставки – освободени/неосвободени

– определяне на ДДС като възстановим/невъзстановим разход и съответно недопустим/допустим по ОП

е/ Име, фамилия и подпис на съставителя;

2.2. Проверява дали в документите е посочено името на оперативната програма, предмет и номер на Договора за безвъзмездна финансова помощ и номера на проекта за който се отнася.

а/ Когато това не е възможно, задължително е записът да е на гърба на фактурата, заверен с подписа на счетоводител/ръководител.

б/ Всички разходооправдателни документи по проекта трябва да се съставят при възможност самостоятелно от останалите документи на общината.

в/ Ако са извършени общи плащания, на гърба на фактурата следва да се опишат разходите частично отчетени към съответния договор.

2.3. Извършва анализ на съответствието между одобрените от определените длъжности лица първични счетоводни документи и съпътстващите такива, както и на първичните счетоводни документи със сключените договори;

2.4. Извършва проверка, относно наличие само на допустими разходи:

а/ Първи екземпляр от първичните счетоводни документи(фактури, договори, ведомости за изплатени възнаграждения, доклади за извършена работа от екипа, консултанти, външни експерти, доклади за приемане на извършената работа, справки за изплатени възнаграждения и осигурителни вноски, графици отработеното време, договори за наеми; заповеди за командировка, с приложените към тях документи и др.), съпътстващите ги такива, договори и регистър-извлечение от счетоводната система с данни за архивния номер на направеното осчетоводяване, подписан от счетоводителя, се прилага към досието на проекта, като това се отразява в контролния лист.

б/ ДДС като допустим разход по проекта – когато общината е имала право на приспадане на данъчен кредит за стоки и услуги, финансирани по ОП и не го е упражнила по реда и сроковете определени в ЗДДС, същия се счита за възстановим по реда на параграф 1 от Допълнителните разпоредби на ПМС №62. Сумата ДДС се включва в искането за плащане към УО като допустим разход и се педставя декларация, че няма да бъде упражнено правото на данъчен кредит по чл. 74 или чл.76 от ЗДДС за налични активи и получени услуги, финансирани по ОП, преди датата на регистрация;

2.5. Счетоводните записвания, класификацията и осчетоводяваните данни се отразяват вярно и точно в счетоводната система в съответствие с приложимото законодателство. Счетоводителят по проекта спазва указанията на Дирекция „Държавно съкровище”към Министерство на финансите – ДДС 07/2008г.

2.6. При участие на едни и същи служители на общината едновременно в управлението на няколко проекта от главен експерт човешки ресурси се създава процедура за вътрешен контрол при отчитане на отработеното време.

2.7. При осчетоводяването на отчетените по проекта разходи се следи за такива, които не са били наложителни за изпълнение на дейностите. При установяване на такива не се осчетоводяват по проекта.

2.8. Параметри за аналитично счетоводство .Счетоводната система генерира финансови справки по следните показатели:

Показател

Коментар

1. Договор за безвъзмездна финансова помощ

Договорът урежда законни задължения между страните по него – Договарящ орган (ДО) и Бенефициентите – и поставя горна граница за размера на финансиране. Следните реквизити за договорите се записват:

  • Дата на договора;

  • Име на бенефициента;

  • Номер на договора;

  • Размер на финансовите средства по договора;

  • Срок на договора.

2. Проектно предложение

Номер на проектното предложение

3. Операция

Номер и наименование на операциите по ОПРР

4. Приоритетна ос

Номер и наименование на приоритетните оси по ОПРР

5. ОПРР

Финансовите средства от програмата трябва ясно да се разграничават от финансовите средства по други програми. (Оперативни програми по ТГС външни граници)

6. Действително извършени плащания до определена дата

Плащания насочени към реално разпределяне на суми платени на бенефициенти. Плащанията трябва да бъдат изпълнени до изтичането на периода за изразходването им, с изключение на плащания по договори със средства задържани за период на гаранция.

7. Бъдещ разход от дата

Общо допустимите разходи от публичните средства минус вече извършените плащания, се равняват на бъдещите разходи.

8. Съфинансиране

В случай на паралелно съфинансиране, данните относно съфинансирането се събират и докладват на ЕС, и то формира част от финансовото управление на УО.

Принципите за осчетоводяване /съвместно и паралелно/ на съфинансирането по договори са същите както за осчетоводяването на средствата по ЕФРР и се следват същите принципи както са описани.

9. Лоши вземания, нередности

Невъзстановими вземания породени от плащания към изпълнители.

3. В Счетоводсвото се извършва плащането на фактурите със средства от авансовото плащане / собствени средства се извършва след одобряване на редовността на документите, като се прилагат разпоредбите на СФУК действащи към момента.

3.1. Получаването и разходването на тези суми се отчитат от общината и нейните разпоредители като операции с извънбюджетни средства, независимо от начина на отпускане и усвояване.

3.2. За целите на получаването, съхраняването, разходването и отчитането на предоставените на общината такива средства от НФ средства се използва отделна банкова извънбюджетна сметка в левове. Банковата извънбюджетна сметка 7443 се открива на името на общината, респективно на неин подведомствен разпоредител, ако той е бенефициент. Общината-бенефициент на средствата от структурните фондове на ЕС и Кохезионния фонд, респективно неин подведомствен разпоредител, ако е бенефициент на такива средства, може да имат само по една сметка 7443 за тези получени средства на НФ, независимо, че могат да получават средства по дадена оперативна програма за различни проекти или да бъдат бенефициенти по различни оперативни програми.

3.3. Сметка 7443 се открива по нареждане на община Павел баня в качеството йна първостепенен разпоредител (включително и в случаите, когато бенефициент е неин подведомствен разпоредител), като при откриването на сметката се представят в обслужващата банка и съответните документи и информация, показващи, че:

    • бенефициентът е разпоредител към общината,

    • той ще получава и разходва средства от НФ (посочва се конкретната оперативна програма), респективно средства от РА;

    • този бенефициент няма вече открита сметка 7443 за тези средства на НФ, респективно за такива средства на РА.

3.4. Когато Бенефициентът (общината или нейн подведомствен разпоредител) има вече открита сметка 7443 за средствата от НФ, но има проект, финансиран от европейските земеделски фондове, то за средствата на РА се открива отделна банкова сметка 7443

3.5. Общинското съфинансиране и авансово финансиране (ако е предвидено такова) по тези проекти не се разходва чрез бюджета на общината, а се превежда от общината като трансфери между бюджетни и извънбюджетни сметки по тази банкова извънбюджетна сметка 7443. По този начин чрез тази банкова сметка следва да се извършва пълният размер на разходите по проекта. Банкови извънбюджетни сметки 7443 не може да се използват за други цели и средства, с изключение на сумите, превеждани от Разплащателната агенция към Държавен фонд „Земеделие”

4. Общината в качеството й на бенефициент представя пред междинното звено доклад по сертификация, относно доставката на стоки и услуги, придружен от платени фактури. Докладът се изготвя от ръководителя на екипа на проекта и се предоставя на ръководителя, което намира отражение в контролния лист на досието.

4.1. За включения в искането за плащане невъзстановим ДДС, се представя заверено копие от дневника за покупки за съответния данъчен период, откъдето е видно, че не е ползван данъчен кредит. Представя се и попълнена таблица (приложение №1 от Указание № 91-00-502/27.08.2007г.) заедно с декларация, че няма да бъде ползван.

Чл. 18. (1) Отчитане на предварителните (преди одобрението на проекта) разходи: като касов разход по бюджета.

(2) След одобрението на проекта, авансът се сторнира и се преквалифицира като безлихвен заем между бюджетни и извънбюджетни сметки;

(3) Подписва се протокол между доставчика и бенефициента-община Павел баня за удостоверяване , че разходите са направени във връзка с проекта по ОП.

Раздел V

ПУБЛИЧНОСТ НА ПРОЕКТИТЕ ОСЪЩЕСТВЯВАНИ СЪС СРЕДСТВА ОТ ФОНДОВЕТЕ НА ЕО

Чл. 19. (1) По всеки проект се извършва информиране на обществеността, съобразно контретните изисквания на Междинното звено на ОП, за което се изготвя документ от ръководителя на екипа по управление на проекта, който се прилага към досието на проекта и описва в контролния лист;

(2) Ръководителят на екипа по управление на проекта прилага следните начини за информиране на обществеността:

– чрез публикации в национални и местни медии;

– билбордове полагани на места, в размери и цветове, съобразно утвърдените стандарти;

– сайта на община Павел баня.

(3) Към досието се прилагат доказателства за публичността на проектите и се описват в контролния лист.

Раздел V І

АРХИВИРАНЕ И СЪХРАНЕНИЕ НА ДОСИЕТО НА ПРОЕКТА

Чл. 20. (1) За всеки одобрен проект се изготвя досие, в което се съхраняват всички документи(оригинали и заверени копия), свързани с подготовката, изпълнението и отчитането на проекта.

(2) Към всяко досие се прилага контролен лист, в който се обозначава местонахождението на оригинала на всеки документ, дата на прилагането към досието на всеки документ, удостоверено с имената и подписа на длъжностното лице представило документа.

(3) Досието се изготвя и съхранява от ръководителя на екипа по проекта. След приключването на проекта се предава на определеното със заповед длъжностно лице за съхранение;

(4) Досиетата на приключилите проекти финансирани със средства предоставени от фондовете на ЕО се съхраняват в метални заключващи се шкафове.

(5) Срокът на съхранението на досиетата на проектите е пет години след датата на приключването на проекта – осъществяване на окончателното плащане.

(6) Ползването на досието след датата на архивирането му се документира в контролен лист за движението на документите. В контролния лист се отразява вида на документите, датата, длъжността и имената на лицата ползвали досието, датата на връщането му ;

(7) При ползване на цялото досие се прави заверено копие на контролния лист с описание на наличните документи, който се предоставя на ползвателя, а оригинала

остава в архива. При установено несъответствие между предадените и приетите документи се съставя констативен протокол за различията и се информира писмено ръководителя на общината.

Раздел V ІІ

ОДИТНА ПЪТЕКА И ВЪТРЕШЕН ОДИТ

Чл. 21. (1) По всеки одобрен проект се поддържа надеждна одитна пътека с цел осигуряване на набор от информация за дейностите и мероприятията, осъществени в процеса на подготовка и изпълнение на проекта, в това число: за движението на финансовите средства, свързаната с тях документация по време и отговорни лица.

(2) Чрез одитната пътека се проследяват етапите на изпълнението на проекта – от момента на предоставянето на помощта до усвояването и отчитането й.

(3) Чрез одитната пътека се осигурява яснота и прозрачност при изпълнение на проектите, персонифицира се отговорнотта, гарантира се законосъобразното, ефикасно, ефективно и икономично управление на помощта, осигурява се превенция на вероятни и възможни злоупотреби/измами и се понижава риска при управлението на тези средства.

Чл. 22. (1) Вътрешен одит на одобрени проекти се извършва след оценка на риска, въз основа на годишния план за одитна дейност.

(2) По решение на ръководителя на общината на вътрешния одитор се възлагат и други задачи свързани с контрола върху управлението на предоставените средства от фондовете на ЕО.

Изготвил: Веселина Недялкова – Главен вътрешен одитор

Съгласувал: инж. Мария Илчева – Директор дирекция „СПУС”

Донка Козарова – Финансов контрольор