ОБЩИНА ПАВЕЛ БАНЯ
система за финансово управление и контрол
ОДОБРЯВАМ:………………………………………………………………
СТАНИМИР РАДЕВСКИ
КМЕТ НА ОБЩИНА ПАВЕЛ БАНЯ
ВЪТРЕШНИ ПРАВИЛА ЗА ПЛАНИРАНЕ, ОРГАНИЗАЦИЯ, ВЪЗЛАГАНЕ И КОНТРОЛ НА ОБЩЕСТВЕНИ ПОРЪЧКИ В ОБЩИНА ПАВЕЛ БАНЯ
Използвани съкращения
ВППОВКОП– Вътрешни правила за планиране, организация, възлагане и контрол на обществени поръчки
ЗОП – Закон за обществените поръчки;
НВМОП – Наредба за възлагане на малки обществени поръчки;
ППЗОП – Правилника за прилагане на ЗОП;
Глава първа
ОБЩИ ПОЛОЖЕНИЯ
Раздел І ЦЕЛИ И ПРИНЦИПИ
Чл.1. (1) Целта на настоящите ВППОВКОП е уреждане на взаимодействието между административните единици и длъжностните лица , съобразно структурата на общинската администрация на Община Павел баня при управлението на процеса за разходване на бюджетните средства чрез обществени поръчки за доставки, услуги и строителство.
(2) Тези правила регламентират административното взаимодействие както в сферата на приложението на ЗОП и НВМОП, така и в хипотезите на разходване на бюджетни средства извън приложното поле на нормативната уредба на обществените поръчки, т.е. под праговете на Наредбата.
(3) Основните принципи при възлагане на обществени поръчки са:
1. публичност и прозрачност;
2. свободна и лоялна конкуренция;
3. равнопоставеност и недопускане на дискриминация.
Раздел ІІ ПРИЛОЖНО ПОЛЕ
Чл. 2.(1) С вътрешните правила се определят организацията и дейността по планирането, подготовката, провеждането и контрола на процедурите за възлагане на обществени поръчки, по реда на Закона за обществените поръчки (ЗОП) и Наредбата за възлагане на малки обществени поръчки (НВМОП).
(2) С настоящите правила се определят реда и условията за осъществяване на превантивен, текущ и последващ контрол по отношение на всеки етап/фаза от възлагане на обществена поръчка по реда на ЗОП, респ. НВМОП, в синхрон и координация с правилата и нормите, разписани в действащата „Система за финансово управление и контрол” на Община Павел баня
(3) Вътрешните правила се прилагат от всички длъжностни лица, които имат задължения по изпълнение на дейностите по организирането и провеждането на обществени поръчки
Чл. 3.(1) Възлагането на обществени поръчки се провежда в съответствие с разпоредбите на ЗОП и НВМОП.
(2) Обществените поръчки, попадащи в стойностните граници на чл.14 от ЗОП, съответно – чл.1, ал.2 от НВМОП се възлагат, в зависимост от обекта и специфичните им характеристики чрез регламентираните в чл.16 от ЗОП, респ. чл.3 от НВМОП видове процедури.
(3) При наличие на хипотезите, изчерпателно разписани в нормата на чл.2 от НВМОП, обществените поръчки могат да бъдат възложени и без провеждане на някоя от формалните процедури, при спазване на условията и изискванията, регламентирани в настоящите правила.
(4) Общата стойност на планираните обществени поръчки се определя за всеки от видовете обекти (по смисъла на чл.3 от ЗОП), съобразно обобщената обща стойност на заявените потребности от осъществяване на доставки, услуги или строителство от отделите в централната администрация, второстепенните разпоредители и структурните звена на Община Павел баня за цялата бюджетна година.
(5) Не се допуска разделяне на обществените поръчки по регионален / по кметства и др. /, административно–организационен, функционален или друг принцип, с цел заобикаляне приложното поле на ЗОП или НВМОП.
Чл. 4 Възложител на обществените поръчки е Кметът на община Павел баня.
Чл. 5 Заявители на обществени поръчки са всички Второстепенни разпоредители на община Павел баня, които не са на делегиран бюджет, Заместник кмета, Секретаря на общината, Директорите на дирекции и Кметовете на кметства от общата структура на общината. Възлагането на обществени поръчки от директорите на общински училища е уредено в Глава десет на ВППОВКОП.
Чл. 6 Предварителният и текущият контрол относно поемане на задължения или извършване на разход се осъществява в съответствие с разпоредбите на Системата за финансовото управление и контрол на Община Павел баня (СФУК).
Чл. 7 Контролът по изпълнението на настоящите правила, както и контрола за законосъобразно реализиране на реда и условията, регламентирани с настоящите правила се осъществява от Заместник кмета на община Павел баня
Глава втора
ПЛАНИРАНЕ НА ОБЩЕСТВЕНИТЕ ПОРЪЧКИ
Раздел І
ОПРЕДЕЛЯНЕ НА ПОТРЕБНОСТИТЕ
Чл.8 (1) Определянето на потребностите е етап от цялостния сложен фактически състав на процеса по възлагане и изпълнение на обществените поръчки, в който се извършва анализ на потребностите на Общината, които следва да бъдат удовлетворени за определен период от време, съответно – необходимостта от осъществяване на точно определени обществени поръчки и приоретизирането във времево отношение нуждата от възлагането и изпълнението им.
(2) Определянето на потребностите като комплекс от действия по анализ на необходимостта от предоставяне на услуги, извършване на доставки или строителство, за реализиране целите и плановете на община Павел баня, пречупени през призмата на ясно осъзнатото съществуващо състояние, целите и очакваните резултати, се осъществява от лицата – заявители, определени в настоящите правила
(3) С определянето на потребностите, всеки заявител мотивира конкретна инициатива (обществена поръчка) и удовлетворяването на формулираната от него потребност, съответно – постигане целите на общината.
(4) Осъзнатата и ясно формулирана от всеки конкретен заявител потребност създава условия за оптимизиране на целия процес по възлагане на обществените поръчки.
Чл.9 (1) Необходимостта от навременно и адекватно удовлетворяване на потребностите чрез реализиране на конкретна/и обществена/и поръчка/и се обективира от лицата – заявители в конкретни и обосновани заявки, обобщаващи комплексната необходимост на съответният отдел, структурно звено или второстепенен разпоредител от възлагане на точно определени обществени поръчки.
(2) До 15 декември на предходната бюджетна година, Секретарят на община Павел баня, Директорите на дирекции, Второстепенните разпоредители и Кметовете на кметства (заявителите, по смисъла на настоящите Правила) предоставят (на хартиен или електронен носител) на заместник кмета обобщените заявки за необходимите за осъществяване дейностите им, обществени поръчки за строителство, доставки и/или услуги.
(3) При непредставяне на информацията в указания в ал.2 срок, заместник кмета, изисква от неизпълнилите задълженията си лица подробно писмено становище за условията и причините, предизвикали забавянето.
(4) С цел прегледност на получената информация и ускоряване процеса на анализиране и приоритезиране отделните потребности, заместник кмета и секретаря на общината обобщават получените заявки по видове, изготвяйки комплексна заявка за необходимостта от възлагане и изпълнение на обществени поръчки.
(5) Изготвената по реда на ал. 4 заявка с обобщена информация за планираните обществени поръчки за следващата бюджетна година има следното задължително съдържание:
а) обект на поръчката;
б) обща (ориентировъчна) стойност на поръчката;
в) видът на процедурата съгласно стойностите и мотиви за избор на конкретната процедура
г) приблизителна начална дата за стартиране и подготовката на процедурата;
д) периода, в който трябва да се реализира проекта;
е) длъжностно лице от съответният отдел – за подготовка и стартиране на процедурата
ж) отговорно лице от съответната дирекция, отдел или второстепенен разпоредител – за съдействие по техническата част на съответната обществена поръчка.
(6) Въз основа на получената комплексна информация за необходимостта от изпълнение на обществени поръчки във всички структурни звена, отдели и второстепенни организации в Общината, Директорът на дирекция ФСО, извършва преценка и изготвя остойностена прогнозна информация за размера на необходимите средства за удовлетворяване на всяка отделна потребност, съответно на всички заявени потребности и възможността за поемането им от предвиждания финансов ресурс в проекто-бюджета за следващата бюджетна година.
(7) Предварителната оценка за финансовия ресурс, необходим за реализиране на заявените потребности, изготвена по реда на ал. 6, се предоставя на заместник кмета, въз основа на която той преразглежда всеки обект на поръчка, с оглед възможността на бюджета да осигури ресурсно неговата реализация, както и да съобрази приоритета му спрямо останалите обекти
(9) След окончателно дефиниране на целите по заявените проекти, заместник кмета обобщава окончателно формулираните заявки. В срок не по-късно от 20.12. на предходната бюджетна година се провежда съвместно обсъждане между зам. Кмета, секретаря на общината, юрист и директора на дирекция ФСО и се извършва окончателната систематизация и подреждане по приоритетна последователност на проектите.
(10) Подредените по степен на важност обекти на поръчки, със съответно определените им параметри се включват в годишния план на разходите за общински дейности. Така изготвеният предварителен вариант на годишен план се включва в процеса на подготовката на бюджета за следващата календарна година, с цел оценка на степента за финансово обезпечаване на обектите на поръчки и задоволяване на формулираните потребности.
Чл.10 (1) Изготвеният и съгласуван по реда на предходния член годишен план, съдържащ приоритетно подредените поименни списъци на предстоящите за стартиране и/или реализиране обекти на поръчки и дейности в съответния обем по видове, с конкретно посочен размер на средствата, предвидени за изпълнението на всеки предмет, вид дейност и доставка и обобщени по видове капиталови разходи и инвестиции, се предоставя на Възложителя за одобрение.
(2) Одобрените от Кмета на Общината поименни списъци за капиталовите разходи като част от проекта на общинския бюджет се внасят от него в Общински съвет – Павел баня, след приемане на Закона за държавния бюджет на Република България за съответната година, Постановлението за изпълнението му и Указанията на Министерство на финансите за неговото съставяне.
(3) В десетдневен срок след влизане в сила на Решението на Общински съвет – Павел баня за приемане на общинския бюджет, в съответствие с единната бюджетна класификация, Кмета на Общината предоставя Решението с приложените към него поименни списъци за капиталовите разходи на Заместник кмета и Директора на дирекция ФСО, с мотивирана резолюция за изпълнение на съответната, ресорна за всеки от тях разходна част от приетия общински бюджет.
Чл.11 До утвърждаване бюджета на Общината и окончателното одобряване от страна на общинския съвет на поименните списъци на обектите, разходите за финансиране на належащи и неотложни местни дейности се извършват съобразно внесения проект за конкретната дейност, въз основа на разрешение от страна на Кмета на Общината за извършване на бюджетния разход и неговия размер.
Раздел ІІ
ИЗГОТВЯНЕ НА ПЛАН – ГРАФИК
Чл.12 (1) Изпълнението на Решението, с което е приет общинския бюджет, в частта на капиталовите разходи се организира от заместник кмета на община Павел баня.
(2) Заместник кметът обобщава и изготвя годишен План-график за изпълнението на обществените поръчки, необходими за реализиране на формулираните проекти, спрямо които има одобрен финансов ресурс.
(3) План – графикът, представляващ по същество документ, описващ основните данни за обществените поръчки, хронологията и взаимовръзките на отделните задачи и дейности, подлежащи на изпълнение от отделните структури в администрацията за бюджетната година, се изготвя със следното съдържание :
1. описание на обекта на обществената поръчка;
2. вид на процедурата, която е икономически най-целесъобразна за възлагане и изпълнение на конкретната обществена поръчка;
3. кратко описание на предмета и обема на обществената поръчка;
4. планирана стойност на поръчката, без вкл. ДДС;
5. предвиждане на обособени позиции и планираната стойност на всяка една от тях, без вкл. ДДС;
6. прогнозен период за подготовка, възлагане и изпълнение на обществената поръчка, с уточнени:
6.1. приблизителна дата за стартиране подготовката и/или обявяване на процедурата и евентуална зависимост от външни за администрацията фактори;
6.2. специфични особености и фактори, които евентуално биха забавили/затруднили възлагането и изпълнението на поръчката и способи за минимизиране тяхното въздействие;
6.3. предполагаемия краен срок за изпълнение на обществената поръчка;
7. длъжностните лица, които са пряко отговорни за подготовката, възлагането и изпълнението на конкретната поръчка;
8. предмет и обем на конкретните задачи, последователността за тяхното изпълнение в пълния процес на предварителна подготовка, провеждане на необходимите процедури, възлагането и изпълнението на поръчките;
Чл. 13 (1) Всички съгласувания по подготовка и провеждането на процедурите и сключване на договори се изпълняват в срок определен в План-Графика по глава трета от настоящите Правила.
(2) При наличие на особено мнение във връзка със съгласуването по настоящите вътрешни правила, същото се изразява писмено и е неразделна част от документа, който подлежи на съгласуване.
Чл.14 (1) Актуализация на утвърдения План-график се извършва при възникване на необходимост от включване на нови задачи за изпълнение по процедурите, коригиране на срокове и/или за определяне механизми за преодоляване на непредвидени, но възникнали в процеса на изпълнение на поръчката затруднения.
(2) При промяна в поименните списъци за капиталовите разходи, приета с влязло в сила Решение на Общинския съвет за актуализиране на общинския бюджет, също се извършва актуализация на План-графика.
(3) Лицата, иницииращи ревизия на одобрен План-график, реда и условията за актуализацията следват структурата и начина за изготвяне на основния План-график за изпълнение на дейностите за съответната бюджетна година.
Глава трета
ПОДГОТОВКА И ОБЯВЯВАНЕ НА ПРОЦЕДУРИ ЗА ВЪЗЛАГАНЕ НА ОБЩЕСТВЕНИ ПОРЪЧКИ
Раздел І
ПОДГОТОВКА И ПУБЛИКУВАНЕ НА ПРЕДВАРИТЕЛНИ ОБЯВЛЕНИЯ ЗА ПЛАНИРАНИТЕ ОБЩЕСТВЕНИ ПОРЪЧКИ
Чл.15 (1) Въз основа на одобрения от Кмета на Общината План-график за изпълнението на обществените поръчки, необходими за реализиране на формулираните проекти за текущата календарна година, зам. Кмета на Общината изготвя предварителните обявления за всички процедури за възлагане на обществени поръчки или за сключване на рамкови споразумения, които ще бъдат открити през календарната година и са над стойностните прагове, определени в чл.23, ал.1 от ЗОП.
(2) В срок до 1 март на текущата година изготвените по реда на предходната алинея предварителни обявления се изпращат за обнародване в електронната страница на „Държавен вестник“ и до Агенцията по обществени поръчки за вписване в Регистъра на обществените поръчки.
Раздел ІІ
ПОДГОТОВКА ЗА ОТКРИВАНЕ НА ПРОЦЕДУРИТЕ
Чл.16 Възлагането на обществени поръчки се извършва в изпълнение на инвестиционната програма, приетия от Общинския съвет бюджет и утвърдения от Кмета на Общината План-график.
Чл.17 При откриване на процедури за строителство, заявителите прилагат следните документи, необходими за тяхното обявяване:
1. пълно описание на обекта на поръчката и видовете дейности, като се посочват целите, обема, обхвата и изискванията към изпълнението на обекта на поръчка, включително обособени позиции (на хартиен и електронен носител);
2. техническо задание (на хартиен и електронен носител), определящо:
– количествено-стойностни сметки,
– технически изисквания;
– спецификации,
– минимални изисквания към кандидатите – разрешения за извършване на дейността, лицензии, сертификати, застраховки и квалификация и др. (в случай, че са необходими за изпълнение на поръчката);
– минимални изисквания към техническото оборудване, необходимо за изпълнение на поръчката (ако има такива);
– изисквания към влаганите материали и изпълненото строителство;
– описание на мерките за опазване на околната среда и безопасни условия на труд (ако има такива);
– срокове за изпълнение на проектирането (в случаите на инженеринг) и на СМР/СРР; условия по приемане на обекта.;
3. работен проект (съгласуван със съответните съгласувателни институции по чл.121 от ЗУТ);
4. комплексен доклад за оценка на съответствието със съществените изисквания към строежите или разрешение за строеж;
5. изходни данни за: подземен кадастър, съществуващи мрежи и съоръжения на техническата инфраструктура (електро, ВиК, газопреносна мрежа, топлофикационни тръби, телефонни кабели и др.), наличието на които е от съществено значение за качественото изпълнение на поръчката;
6. специфични критерии за оценка (ако има такива);
7. специфични клаузи, които да бъдат включени в проекто–договора (ако има такива).
8. необходимостта при строежи над четвърта категория от възлагане на строителен надзор и дали изборът на надзор ще е в една обща процедура със строителството или ще е предмет на последващо възлагане.
Чл.18 За процедури за доставка заявителите прилагат документите, необходими за тяхното обявяване, както следва:
1. техническа спецификация (на хартиен и електронен носител), определяща:
количество на стоките, предмет на поръчката (включително и при обособени позиции);-технически характеристики в зависимост от предмета на поръчката; условия на доставката.
2. специфични критерии за оценка (ако има такива);
3. специфични клаузи които да бъдат включени в проекто-договора (ако има такива).
Чл.19 За процедури за услуги заявителите прилагат документите, необходими за тяхното обявяване, а именно:
1. техническо задание ( на хартиен и електронен носител), определящо:
– общо описание на предмета на поръчката;
– основна и специфични цели на предмета на поръчката;
– основни дейности, свързани с изпълнението на поръчката;
– очаквани резултати и изисквания към тях;
– време и място за изпълнение на поръчката;
– организация и метод на изпълнение;
минимални изисквания към техническите възможности и професионалната квалификация на участника;
– съгласувателни процедури по приемане.
2. специфични критерии за оценка (ако има такива);
3. специфични клаузи които да бъдат включени в проекто–договора (ако има такива).
Чл.20 При наличие на условия за възлагане на обществена поръчка чрез процедури на договаряне по чл. 84 и чл.90 от ЗОП, респективно чл. 53 от НВМОП, съответният заявител прави предложение и за лицата (физически, юридически и/или техни обединения), до които да се изпратят покани за участие.
Чл. 21 (1) При подбор на кандидатите, до които ще бъдат отправени покани за участие в процедури на договаряне по ЗОП, процедура по договаряне с покана по НВМОП, както и покани за представяне на оферти по реда на чл.2 от НВМОП, се имат предвид следните критерии:
а) да са специализирани в предмета на обществената поръчка;
б) да имат доказан опит в областта, предмет на обществената поръчка;
в) да разполагат със специалисти и да имат необходимото оборудване за изпълнение на обществената поръчка.
(2) В зависимост от предмета на поръчката, могат да се определят и допълнителни критерии за допустимост на кандидатите и направените от тях оферти, съответно – за оценка на кандидатите/офертите.
Чл.22 При представяне на непълен комплект документи, необходими за обявяването на процедура, заместник кмета ги изискват писмено и в определен срок от съответния заявител.
Чл.23 Заявителя на обществената поръчка , попълва и контролен лист, в който финансовия контрольор отразява наличието на бюджетен кредит към момента на откриване на процедурата.
Чл.24 (1) Не се допуска възлагане на обществени поръчки, когато за обекта не са предвидени средства в бюджета на общината. Изключения от случая се допускат след мотивирано писменно предложение от заявителя, одобрено от възложителя, неразделна част от контролния лист по чл. 23.
(2) При промяна в поименните списъци се прилагат условията по чл. 12
Глава четвърта
ПОДГОТОВКА И ПРОВЕЖДАНЕ НА ПРОЦЕДУРИ ЗА ВЪЗЛАГАНЕ НА ОБЩЕСТВЕНИ ПОРЪЧКИ
Раздел I
ПОДГОТОВКА И ПРОВЕЖДАНЕ НА ПРОЦЕДУРИ ПО ЧЛ. 16 ОТ ЗОП И ЧЛ. 3 ОТ НВМОП
Чл. 25 (1) Решенията и обявленията за откриване на процедури за провеждане на обществени поръчки, както и информационната документация, съдържаща указания към кандидатите/участниците се изготвят от Зам. Кмета на общината, след съгласуване с юрист.
(2) Решенията и обявленията се изпраща по електронен път и/ или на хартиен носител до Агенцията по обществени поръчки решението и обявлението за откриване на процедурата по възлагане на обществената поръчка за вписване в Регистъра за обществени поръчки и до „Държавен вестник” за обнародване, съгласно изискванията на чл.25, чл.27, чл.76, чл.86 и чл.97 от ЗОП и чл.5, ал.2 и чл.6 ал.1 от НВМОП.
(3) Когато обществените поръчки имат стойностите по чл. 45а от ЗОП, Зам. Кметана общината изпраща информацията по ал.2 и до „Официален вестник” на Европейския съюз.
(4) В обявлението за откриване на процедура за възлагане на обществени поръчки се посочва и Интернет адрес (профил на купувача), на който се предоставя пълен достъп по електронен път до документацията за участие в процедурата.
(5) Изготвената от лицето по ал.1 информационна документация / документация /, съдържаща указания към кандидатите/участниците за участие в обществената поръчка след съгласуване от юрист се одобрява от Кмета на Общината.
Чл.26 (1) При провеждане на процедури на договаряне, поканите към кандидатите се съгласуват от юрист преди одобряването им от Кмета на Общината.
(2) При провеждане на ограничена процедура, поканите към определените след предварителен подбор кандидати се съгласуват преди подписването им от Кмета на Общината от лицата по предходната алинея;
(3) Юрист съгласува и поканите за представяне на оферти при провеждане на процедура по състезателен диалог, преди одобряването им от Кмета на Общината.
Чл.27 (1) Одобрената от Кмета на Общината информационна документация / документация / се предоставя за закупуване от потенциалните кандидати/участници в Деловодство на община Павел баня, катосе приема от Гл. Специалиск КАО, или заместващия го с изрична заповед на Възложителя служител .
(2) Гл. Специалист КАО за всяка текуща процедура се съставя изходящ регистър, в който се отразява информацията за закупените документации и данни за потенциалните кандидати/участници.
Чл.28 (1) Всички комуникации и действия с участниците/кандидатите, свързани с провеждането на всяка конкретна процедура са в писмен вид.
(2) Участниците/кандидатите може да представя своите писма и уведомления чрез факс, препоръчано писмо с обратна разписка, чрез куриерска служба или по електронен път при условията и по реда на Закона за електронния документ и електронния подпис, като същите следва да бъдат адресирани до лицето за контакти , което е посочено в обявлението за обществената поръчка. Писмата и уведомленията се регистрират в деловодната система на община Павел баня
(3) При открития конкурс по НВМОП до 7 дни, а при откритата процедура по ЗОП – до 10 дни преди изтичането на срока за подаване на офертите по процедурата или по съответната обособена позиция всеки участник може да поиска писмено разяснения по същество относно документацията за участие. Служителят изготвил документацията отговаря писмено в 3-дневен срок от постъпване на искането, като изпраща своя отговор до всички, които са закупили документация за участие и са посочили адрес за кореспонденция, без да отбелязва в отговора, кой участник е направил запитването. Разяснението се прилага и в документацията, която се закупува от други участници.
Чл.29 (1) За подадените оферти за участие във всяка отделна процедура в Деловодството на община Павел баня Гл. Специалист КАО изготвя входящ регистър, в който се записват данни за: предмета на поръчката, обособената позиция, за която се подава офертата (при процедура с обособени позиции), наименование на участника/кандидата, адрес за кореспонденция, телефон и по възможност факс и електронен адрес. Върху всеки плик се поставя входящ номер, дата и час, за което на преносителя се издава документ.
(2) офертите могат да се подават и по пощата, чрез препоръчано писмо, с обратна разписка. За дата и час на получаване, се счита датата и часа на получаване в Община Павел баня, удостоверено с подписа на Гл. Специалист КАО, получил и завел в регистъра офертата.
(3) След изтичане срока за подаване на офертите Гл. Специалист КАО, съхранява в каса на община Павел баня офертите и ги предава в деня и часа, определени за провеждане на комисията на Председателя на комисията .
Чл.30 (1) Кметът на Общината назначава комисия за разглеждане и оценяване на офертите и определя нейния председател. Съставът на комисията се състои най-малко от петима членове, един от които задължително е правоспособен юрист, а останалите са лица, притежаващи необходимата професионална квалификация и практически опит в съответствие с обекта и сложността на поръчката. В заповедта за определяне на комисия се посочва и резервни членове .
(2) Заповедта по ал.1 се съставя зам. Кметана общината.
(3) При открит конкурс и открита процедура комисията се назначава от Кмета на Общината след изтичане на срока за приемане на оферти, а при ограничена процедура, състезателен диалог или процедури на договаряне – след изтичане на срока за приемане на заявленията за участие, съгласно ЗОП, съответно след изпращане на поканата, съгласно НВМОП.
Чл.31 (1) В деня и часа, определени за провеждане на процедурата, офертите се предоставят на Председателя на Комисията.
(2) Комисията разглежда офертите по допустимост и ги оценява в съответствие с предварително обявената „Методика за оценка и класиране”от документацията на съответната процедура (в случаите, когато критерият за оценка е „икономически най-изгодна оферта”).
(3) Комисията съставя протокол за разглеждането, оценяването и класирането на офертите, в обем и съдържание, съгласно изискванията на НВМОП и ЗОП. Комисията приключва своята работа с подписване на протокола от всички членове.
(4) При процедури на договаряне, направените предложения и постигнатите договорености с всеки участник се отразяват в отделен протокол, който се подписва от членовете на комисията и от участника. След провеждане на договарянето комисията изготвя доклад до Кмета на Общината, в който предлага класиране на участниците.
(5) Протокола на комисията се предоставя чрез придружително писмо до Възложителя, заведено в Деловодството на община Павел баня.
Чл. 32 Юристът от комисията изготвя Решение за класиране и определяне на изпълнител, с който да бъде сключен договор. Решението се предава за подпис от Кмета на Общината.
Чл.33 Класираните участници/кандидати, както и участниците/ кандидатите, отстранени от участие в процедурата се уведомяват писмено в тридневен срок от постановяване на Решението на Кмета на Общината. Уведомителните писма се изготвят Зам. Кмета на община Павел баня.
Чл.34 (1) Зам. Кмета на общината следи за срока на обжалване на Решението за класиране и определяне на изпълнител. След изтичане на срока съставя писмо да Гл. Счетоводител за възстановяване на гаранциите за участие в законоустановените срокове, а именно:
1 на отстранените и на класираните участници – в срок от три работни дни след изтичането на срока за обжалване на решението на възложителя за определяне на изпълнител.
2 при прекратяване на процедурата гаранциите на всички участници се освобождават в срок три работни дни след изтичане на срока за обжалване на решението за прекратяване.
(2) Гл. Счетоводител на общината е отговорен за възстановаване на гаранциите за участие в сроковете по ал. 1 .
Раздел IІ
ВЪЗЛАГАНЕ НА ПОРЪЧКИ ПО РЕДА ЧЛ. 2, АЛ. 2 ОТ НВМОП
Чл.35 Правилата по настоящия раздел се прилат, когато стойността на обществената поръчка, без данък добавена стойност е:
1. за строителство – по-малка от 45 000 лв., а когато поръчката е с място на изпълнение извън страната – по-малка от 500 000 лв.;
2. за доставки или услуги – по-малка от 15 000 лв., а когато поръчката е с място на изпълнение извън страната – по-малка от 50 000 лв.;
Чл.36 При възлагане на поръчки по предходния член няма задължени еза събиранена 3 оферти .
Чл.37 В случаите на чл. 35 т. 1 и 2 възложителя сключва договор след представена оферта, заведена в Деловодната система на община Павел баня . При сключване на договор заявката се представя за одобряване на финансовия контрольор, съгласно системата за предварителен контрол.
Чл.38 В случаите, когато стойността на обществената поръчка, без данък добавена стойност е:
1. за строителство – по-малка от 10 000 лв.,
2. за доставки или услуги – по-малка от 5 000 лв.,
може да не се сключва писмен договор и да докаже сделката с първични платежни документи.
Раздел IІI
ВЪЗЛАГАНЕ НА ПОРЪЧКИ ПО РЕДА НА ЧЛ. 2, АЛ. 1 ОТ НВМОП
Чл.39 (1) Правилата по настоящия раздел се прилагат, когато стойността на обществената поръчка, без данък добавена стойност е:
1. за строителство – от 45 000 до 200 000 лв., а когато поръчката е с място на изпълнение извън страната – от 500 000 до 1 500 000 лв.;
2. за доставки или услуги – от 15 000 до 50 000 лв., а когато поръчката е с място на изпълнение извън страната – от 50 000 до 100 000 лв.;
(2) Не се допуска разделяне на предмета на поръчката с цел заобикаляне на праговете по ал. 1
Чл.40 (1) При възлагане на поръчки по настоящия раздел, определените в Заповедта на кмета длъжностни лица събират не по-малко от 3 оферти, които съдържат техническо и финансово предложение, освен ако това е обективно невъзможно.
(2) В случаите на чл. 39, ал.1 Кметът на общината със Заповед определя:
1. предмета на строителството, доставките и услугите
2. изискванията към обекта, количество или обем
3. показателите за избор и методика за оценяване – когато изборът не се извършва на база „най-ниска цена”
4. други изисквания според обекта на процедурата и изискванията на Възложителя
5. длъжностните лица , на които се възлага да съберат, разгледат и оценят офертите.
(3) При събиране на офертите се използват следните способи: изпращане на писмени покани до конкретни лица, публикуване на покана в печатно издание или в Раздел Търгове и конкурси в сайта на община павел баня , набавяне на каталози, проучване в интернет и др. по преценка на длъжностните лица от комисията .
(4) Поканата по ал.3 се подписва от Кмета на община Павел баня
(5) При възлагане на поръчки, със стойностите по чл.39, но имащи специфичен предмет, заявителите посочват лицата, до които да се изпратят поканите.
(6) лицата по чл.40 ал.2 т.5 съставят протокол за събирането, разглеждането и оценката на офертите и го представят на Кмета на община Павел баня за утвърждаване.
(7) Протокола се предоставя на Възложителя чрез придружително писмо, регистрирано в деловодната система на община Павел баня .
Чл.41 (1) Всички оферти,събрани по реда на чл. 40, ал. 3 се завеждат в деловодната система на община Павел баня .
Чл.42 Ако в срока, определен в поканата по чл.40 не постъпят оферти или постъпят по-малко от три оферти, Възложителя удължава срока за подаване на оферти с минимум 5 дни, но не повече от 10 дни. Съобщението се публикува в сайта на Община Павел баня.
Чл.43 (1) Досието, съдържащо протокола на комисията, постъпилите оферти и договора се представя заедно с попълнена заявка за поемане на задължение на финансовия контрольор.
(2) След одобрение от финансовия контрольор договорът се предоставя на кмета на общината за подпис.
Глава пета
ДОГОВОРИ ЗА ИЗПЪЛНЕНИЕ НА ОБЩЕСТВЕНИ ПОРЪЧКИ
Чл.44 (1) Кметът на Общината сключва договор за изпълнение на обекта на поръчката по процедурата или съответните обособени позиции (ако има такива) с участника, определен за изпълнител в резултат на проведената процедура за целия обект на поръчката или за съответната обособена позиция.
(2) Договорът се сключва в петнадесет дневен срок, при процедури по НВМОП, респективно в едномесечен срок, при процедури по ЗОП, след изтичането на срока за обжалване на решението за определяне на изпълнител в случаите, когато не е подадена жалба или е подадена жалба, но не е поискано налагане на временна мярка. Когато срещу решението за определяне на изпълнител е подадена жалба и е направено искане за налагане на временна мярка, договорът се сключва в едномесечен срок от влизането в сила на определението, с което се отхвърля искането за налагане на временна мярка.
(3) Договорът за обществена поръчка се сключва в пълно съответствие с проекта на договор, представен в документацията за участие и включва задължително всички предложения от офертата на участника, определен за изпълнител.
(4) В случай, че участникът, определен за Изпълнител не представи документите по чл.47 ал.9, респ. чл.48, ал.2 от ЗОП или в едномесечен срок от обявяване на решението за избор на изпълнител неоснователно откаже да сключи договора за изпълнение на поръчката, по предложение на заместник кмета, Кметът на Общината прекратява процедурата или определя за изпълнител класирания на второ място в процедурата.
Чл. 45 (1) Договорите се изготвят в четири екземпляра (по образец от документацията) и се комплектоват с документите на изпълнителя от Зам. Кмета на община и се предлагат за подпис на Изпълнителя.
(2) Договорът се подписва от главния счетоводител на общината и от юрист и се предоставя на финансовия контрольор заедно с попълнена заявка за поемане на задължение и досието съдържащо: документацията, протокола (доклада) на комисията, решението за избор на изпълнител, офертите на участниците/кандидатите и договора.
(3) Финансовия контрольор дава съгласие за поемане на задължение и предоставя договора на Кмета на Общината за подпис.
Чл.46 Гл. Специалист КАО вписва Договора в регистъра на договорите на община Павел баня в 3-дневен срок от подписването на договора от Кмета на общината и предоставя 1 екземляр на Гл. Счетоводител, 1 екземпляр на Изпълнителя, 1 екземпляр на Зам. Кмета за досието на процедурата, 1 екземрляр се съхранява в Деловодтвото на общината. Копие от Договора се предоставя и на Заявителя на поръчката.
Чл.47 (1) При необходимост Кмета на община Павел баня със Заповед определя длъжностни лица, отговорни за изпълнението на Договора . Длъжностните лица , определени в Заповедта са отговорни за изпълнение на задълженията, упоменати в нея.
(2) При констатирани нарушение в изпълнението на Договора, длъжностните лица писменно уведомяват Кмета на общината
Чл.48 В седемдневен срок след сключването на договора за възлагане на обществена поръчка, Зам. Кмета на общината изпраща по електронен път и/или на хартиен носител в Агенцията по обществени поръчки информация за сключването на съответния договор за вписване в Регистъра на обществените поръчки.
Чл.49 Договор за обществена поръчка, сключен след проведена процедура не може да бъде изменян или допълван, освен по изключение при следните хипотези:
1 когато в резултат на непреодолима сила се налага промяна в сроковете на договора, или
2 при намаляване на договорените цени в интерес на Общината
3 при изменение на държавно регулирани цени, когато основен предмет на договора за обществена поръчка е дейност, чиято цена е обект на държавно регулиране и срокът на изпълнение е над 12 месеца.
Чл. 50 Зам. Кмета на общината изпраща информация до АОП за изпълнен договор за обществена поръчка.
Глава шеста
ГАРАНЦИИ
Чл.51 (1) Гаранциите за участие в процедурата, съответно – за изпълнение на договора се представят в една от следните форми:
а) депозит на парична сума по сметка на Възложителя;
б) банкова гаранция в полза на Възложителя.
(2) Участникът, респ. определеният Изпълнител избира сам формата на гаранцията за участие, съответно за изпълнение.
(3) Размерът и валутата на гаранциите се определя в обявлението за обществената поръчка.
(4) Банковите разходи по откриването на банковите гаранции са за сметка на Изпълнителя. Разходите по евентуалното им усвояване – за сметка на Община Павел баня.
Изпълнителят трябва да предвиди и заплати своите такси по откриване и обслужване на гаранциите така, че размера на гаранцията да не бъде по-малък от определения в процедурата.
(5) Община Павел баня освобождава гаранциите без да дължи лихви за периода, през който средствата законно са престояли при него.
Чл.52 За освобождаване на банкови гаранции за участие, Гл. Счетоводител подготвя придружително писмо до кандидата/участника и връща оригинала на гаранцията.
Чл.53 Гаранциите за добро изпълнение на договора се определят както следва:
1. за договори сключени по реда на чл.2, ал.2 от НВМОП не се изисква гаранция за добро изпълнение, освен по преценка на Възложителя.
2. за договори, сключени по реда на чл.2, ал.1 от НВМОП – до 3% от стойността на договора без ДДС;
3. договори, сключени след провеждане на процедури по ЗОП или НВМОП – до 3% от стойността на договора без ДДС;
Чл.54 Паричната гаранция за добро изпълнение се Гл. Счетоводител на община Павел баня
Чл.55 Банковата гаранция за добро изпълнение се освобождава при приключване на договора ако не е включена друга клауза в договора – с придружително писмо Гл. Счетоводител , връща оригинала на банковата гаранция на изпълнителя. Копие от гаранцията остава в досието на процедурата.
Глава седма
ОБЖАЛВАНЕ
Чл.56 Гл. Специалист КАО уведомяват незабавно Зам. Кмета на общината за всяка подадена жалба за отмяна на решение или направено искане за налагане на временна мярка по реда на ЗОП.
Чл.57 Движението на жалбите, определенията и решенията по дела във връзка с обжалвани процедури за обществени поръчки се следят от Зам. Кмета на общината .
Глава осма
СЪХРАНЕНИЕ НА ДОКУМЕНТАЦИЯТА ПО ОБЩЕСТВЕНИ ПОРЪЧКИ
Чл.58 (1) До изтичане срока за подаване на офертите/предложенията, цялата документация по подготовката на процедурата се съхранява от зам. Кмета на общината .
(2) По време на работата на комисията и след приключването на работата и до сключване на договор цялата документация заедно с постъпилите оферти/предложения се съхранява от юриста на комисията. Съхранението на цялата информация в хода на провеждане на процедурата се извършва по начин, който гарантира целостта, достоверността и поверителността на заявленията за участие и офертите.
Чл.59 (1) За всяка обществена поръчка се съставя досие, което съдържа всички документи, съставени във връзка с нейното възлагане, провеждане и изпълнение.
(2) Отговорен за комплектоването и съхраняването на документацията по ал. 1 е Зам. Кмета на община Павел баня
Чл.60 Цялата документация по провеждането на процедурата за възлагане на обществена поръчка се съхранява за срок от четири години след приключване изпълнението на договора.
Глава девета
КОНТРОЛ НА ОБЩЕСТВЕНИТЕ ПОРЪЧКИ И НАБЛЮДЕНИЕ ВЪРХУ ИЗПЪЛНЕНИЕТО НА ДОГОВОРИТЕ
Чл.61 (1) С мониторинга като дейност за осъществяване на цялостен преглед на дейността на Община Павел баня по планирането, подготовката, провеждането и възлагането на обществени поръчки се цели осигуряване на достоверна информация, проследима и обратна връзка между отделните структурни звена в административната структура на Общината. Достоверната информация и проследимата обратна връзка са необходими от своя страна за внасяне на корекции както в бъдещи процедури от същия характер, така и в текущата – в хода на работата.
(2) Чрез провеждането на мониторинг на реализираните обществени поръчки в Община Павел баня ще се постигне систематизиране на максимално възможен обем достоверна информация за всички поръчки в цялост и за всяка конкретна обществената поръчка във всичките й фази, както и за всички действия на участниците в дейностите по поръчката на всички нейни етапи.
Чл.62 (1) Във фазата на планиране на обществените поръчки, с осъществяване на мониторинг се цели установяване дали практически са извършени всички необходими подготвителни действия, по изискуемия за това начин и какви са резултатите.
(2) Мониторингът на етапа на формулиране на потребностите за необходимостта от предоставяне на услуги, извършване на доставки или строителство се осъществява от Гл. Вътрешен одитор
Чл.63 Кметът на общината осъществява мониторинг върху целия процес по подготовка, провеждане и възлагане на обществени поръчки за строителство, услуги и доставки.
Чл.64 Цялостен преглед на дейността по изпълнение на договорите за обществени поръчки за услуги, доставки и строителство, събирането и систематизирането на информацията за точното, качествено и в срок изпълнение на възложените дейности, респективно пълното или непълно изпълнение на поетите ангажименти, причините за това и предприетите санкционни мерки, спрямо некоректния съконтрагент се осъществява от зам. Кмета на общината чрез изготвяне на мониторингов доклад за проведените обществени поръчки за съответната година, след което го предоставя на Кмета на община Павел баня.
.
Глава десета
ВЪЗЛАГАНЕ НА ОБЩЕСТВЕНИ ПОРЪЧКИ ОТ ДИРЕКТОРИТЕ НА ОБЩИНСКИТЕ УЧИЛИЩА В ОБЩИНА ПАВЕЛ БАНЯ
Чл. 65 Директорите на общинскиучилища са възложители на обществени поръчки .
Чл. 66 В 7-дневен срок от въвеждане на настоящите правила Директорите приемат вътрешни правила за планиране , организация, възлагане и контрол на обществени поръчки в съответното общинско училище на община Павел баня.
Чл. 67 Директорите на общински училища в община Павел баня могат със споразумение да определят възлагането на обществени поръчки от Кмета на община Павел баня по реда на настоящите правила.
ПРЕХОДНИ И ЗАКЛЮЧИТЕЛНИ РАЗПОРЕДБИ
§1. За календарната 2010г. сроковете в чл. 9, ал. 2 и ал. 9 в Раздел І „Определяне на потребности” се удължават с 1 месец.
§2. При провеждане на обществени поръчки за проекти, финансирани изцяло или частично със средства от Европейските фондове се прилага и Наредба за осъществяване на предварителен контрол върху процедури за обществени поръчки, финансирани напълно или частично със средства от Европейсктите фондове / ПМС 96/23.04.2009г. /, както и се прилагат и указанията за провеждане на обществени поръчки, публикувани от съответния Управляващ орган.
§ 3. Вътрешните правила за планиране, възлагане и мониторинг на обществените поръчки в Община Павел баня са одобрени със Заповед № ………../………….2009 г. на Кмета на Община Павел баня и отменят Вътрешните правила за провеждане на процедури за възлагане на обществени поръчки, одобрени със Заповед 332/29.06.2006г. и Заповед № 388/01.08.2006г.